OA系统-企业办公软件.doc

OA 系统- 企业办公软件一、 OA 系统的介绍 OA 系统简称 OA 是英文 OfficeAutomation 的缩写,采用 技术,集内部通讯、信息发布、公文处理、知识管理、辅助办公为一体,为企业的管理和决策提供科学依据,以便使企业内部人员方便快捷地共享信息、高效地协同办公的一种系统软件。 OA 系统主要作用是改变过去复杂、低效的手工办公方式, 将现代化办公和计算机网络结合在一起的新型办公模式。在行政机关中,大都把办公自动化叫做电子政务,企事业单位把办公自动化叫做 OA 系统。 OA 系统通过实现数字化办公,优化现有的管理组织结构,调整管理体制, OA 系统在提高工作效率的基础上, 拥有协同办公能力, 可强化决策的一致性, 实现提高决策效能的目的。办公自动化软件为现代企业发展注入了强劲的动力, OA 系统是在研究现代组织实践和管理理论的基础上, 结合神经网络的研究成果, 而设计的协同管理系统。办公人员可在同一个桌面环境下操作办公自动化软件, 摆脱时间和空间的限制, 实现协同办公与知识共享, 提高管理效率。计算机的诞生和发展促进了人类社会的进步和繁荣, 作为信息科学的载体和核心, 计算机办公自动化软件在知识时代扮了重要的角色。办公自动化软件在行政机关、企事业单位工作中, 是采用/ 技术, 基于工作流的概念, 以计算机为中心, 办公自动化软件采用一系列现代化的办公设备和先进的通信技术,广泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存储和使用信息, OA 系统使企业内部人员方便快捷地共享信息,高效地协同工作; OA 系统利用先进的科学技术, OA 系统使部分办公业务活动物化于人以外的各种现代化办公设备中,由人与技术设备构成服务于某种办公业务目的的人一机信息处理系统。二、 OA 系统发展历程 OA 系统起源于政府的公文和档案管理。由于计划经济体制的影响,政府对企业的管理除了依靠法律、法规之外, 还有大量的行政指令和指示。办公自动化软件应运而生。企业在许多决策之时, 经常需要向主管的政府部门请示汇报。此时的办公自动化软件的特点: 以公文处理、档案管理为核心的办公管理系统。随着企业的介入, OA 系统也有一定的发展,加入了很多企业的特性,办公自动化软件强调知识管理,强调了业务流程的整合,但是效果并不是很理想。 OA 系统主要功能的收发文件、档案管理、物品管理、文档管理、车辆管理、后勤管理、简单的人事管理等。 OA系统解决了企业中存在的层级结构,传统的办文程序, OA 系统从文件起草、审阅、会签、签发、下发到归档、借阅等各个环节, 存在流程复杂, 流转时间长, 导致办公效率低, 决策缓慢等问题。 OA 系统采用先进的计算机和网络技术,不仅将办文内容电子化, OA 系统实现整个办文过程电子化,从根本上改变了传统的工作模式。在此种情况下, oa 系统作的所有工作不过是将手工工作搬到计算机网络上, 并利用了计算机技术的一些先进特点, 却没有增加任何先进的管理理念和方法。另外办公自动化的处理的信息范围实在过于有限, OA 系统仅仅处理一些公文就可以称为办公自动化了吗?如果我们仔细观察市面上的 OA 系统,所提供的附加功能的深度和广度也是非常让人失望的。这就是我们目前的办公自动化系统所处的基本现实和困境。这也是客户对 OA 系统不满意的焦点所在。办公自动化的发展经历了五个阶段: 第一阶段从 PC 机加上个人办公软件实现的文字处理是第一个阶段,这个阶段在 20 世纪 80 年代到 90 年代初, OA 办公系统主要是实现文字处理功能,实现单机的办公自动化; 第二个阶段是 90 年代, 局域网的出现, 局域网和关系数据库实现了文件共享、信息共享, OA 系统初见模型; 第三个阶段,即在 21 世纪初期,这个阶段的 OA 系统特点是以群件技术为基础、以协同工作和知识管理为目标的办公自动化。第四个阶段, OA 系统协同办公门户, 这个阶段的特点是 OA 系统作为整个组织内部信息化的入口,相对于外部门户,与组织内各个业务系统进行集成,数据集中展现。第五个阶段,移动化阶段。随着 3G 移动网络的发展, OA 办公系统进入了移动化阶段。移动 OA 办公系统使得办公人员可以在任何时间任何地方使用 OA 办公自动化软件,同时 OA 系统也引入了基于 GPS 的考勤、现场信息采集、移动审批等等移动功能,把 OA 系统办公自动化软件应用推向了新的高度。 OA 办公自动化软件迭代形式 1 、第一代 OA 系统以 email 、个人 office 办公软件处理为核心,个人来处理日常工作,在组织内缺乏很好的沟通渠道。 2 、第二代 OA 系统主要是以传统的收发文管理, 档案管理为主。加入了很多的辅助功能如, BBS 、公告板、名片夹、日程安排、报告管理、图书管理、车辆管理、公司大事记等