公司档案管理流程.docx

文件排版存档编号：[UYTR-OUPT28-KBNTL98-UYNN208]
公司档案管理流程
公司档案管理流程
一、 主要内容及归档范围
1、主要内容
凡是能准确反映公司各项业务活动的文件、材料、声像、报表，都必须及时归档，确保完整无缺。
档案内容包括从成立之日起每年在经营管理工作中形成或公司制发的应归档的文件材料。
负责档案管理的人员必须坚持文书随时立卷的归档制度，并分门别类，做好收集、整理、立卷、归档工作。
2、归档范围
行政综合类：包括重要的会议材料；制定的内部法规性、政策性文件；组织变革、变迁、大事记、年报等文件材料；发展规划、工作总结汇报；政府机关颁发的重要文件。
组织人事\教育培训类：员工个人档案、员工变动表、员工花名册、培训登记表等。
会计统计类：年度计划、统计报表、财务会计预算报表及其说明，各种季度报表、月报表，政府主管部门下发的有关文件材料。
二、档案的管理机构及其主要职责
1、管理机构
文书结案后，原稿由公司办公室所辖档案室归档。
各经办部门或个人视实际需要，经有关领导批准后可留存影本。
2、 档案管理机构主要职责：
制定或参与制定档案工作的规章制度；
对企业其他部门文件材料的归档工作，进行指导和监督；
做好企业档案的收集、整理、保管和利用工作；
提高档案管理的水平和技术，逐步实现档案管理现代化、科学化。
三、档案的种类
1、 法规性文件。包括上级颁发、需企业执行的，或由企业发行的各种标准、规章制度等。
2、 企业的重大决议。包括由企业股东大会、董事会、督委会、总经理办公会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录等。
3、 计划性文件。包括企业总体计划或规划、开发计划、项目质量计划、营销计划、财务计划等。
4、 总结性文件。包括企业年度和月度工作总结、下属部门的年度和月度工作总结、单项性工作总结、调查报告等。
5、批示性文件。包括企业各类计划指标、技术指标、营销指标等。以及企业各类命令、工作指示等。
6、凭证性文书材料。包括企业各部门上报的、在日常活动中形成的原始记录和凭证，如财产状况、房屋销售、合同书、协议书等的原始记录和文本。
7、证件性文书资料。包括法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、企业和产品获得各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等。
8、汇报性文书资料。包括企业上报各级主管部门的文件资料和相关统计表，以及公司领导在外部公共场合发言、汇报或发布的各类文书资料。
9、劳资人力资源资料。包括企业下属各部门的人力资源任命、人力资源调整、人力资源管理、人才引进和培训、员工工资审核记录等相关资料。
10、声像制品资料。包括企业及下属各部门在其经营活动或政治、文件娱乐活动中，以及在外学****考察时或外部门提供的，以声像形式记录下来的各种资料，如照片资料、录音资料、录像资料、影片资料等。
11、题赠性资料。包括上级领导和外协友好部门或个人提供的题词、书画、工艺制品等。
12、技术性资料。包括各类工程图纸、竣工资料等。
四、档案管理的基本程序
包括档案的收集、整理、鉴定、保管、销毁、统计、检索、编码、利用，这九道工序是档案工作的整体，它们之间相对独立，但又相互制约。
五、档