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浅谈科技档案利用中的原件保护
 
   
 
 
 
 
 
 
 
     
 
 
 
 
 
摘要：科技档案利用中容易对档案原件造成损害，应根据科技档案的利用特点采取有效保护措施，将档案利用中对原件的损害降到最低限度，确保档案原件的安全。
关键词：科技档案 利用 档案保护
■江涛 刘爱娟
科技档案的利用不同于文书档案。文书档案在利用原件时只限于在档案室内查阅，而科技档案利用中，档案的利用人员、借阅数量以及利用地点等都存在不确定性，稍有不慎就会对档案原件造成损害。如何针对科技档案的利用特点对其有效保护，已成为科技档案管理中亟待解决的问题。
一、科技档案利用中对原件造成损害的主要因素
1．人为因素
人为因素主要是指利用人员的档案保护意识不到位、保管方法不当以及档案利用中的不良****惯等。在科技档案利用中，有时候科技人员为赶进度，会将所借档案随手堆放在高温暖气片上、有水的办公桌上或有油渍污染的施工现场等，更有人随意用钢笔在图纸上计算、修改，使图纸上留下无法去除的污染、涂改等痕迹，有时还会出现档案被撕裂、丢失等现象。近年来，随着企业的发展，科技档案的利用量逐渐增大，有时借阅人员还要带着档案去外地送审，在搬送、装卸过程中，对档案盒、标签及盒内档案都会造成不同程度的损坏。由于科技档案借阅的人次多、数量大、时间集中，导致利用率越高，对档案损坏的概率越大，档案的使用寿命就会越短。
2．自然因素
自然因素与档案制成材料的内因和档案保管条件的外因有关。比如：上世纪60年代初期形成的科技档案，纸张粗糙、脆硬，文字记录材料所用纸张薄且多数为透明的复写纸、圆珠笔字迹。这些档案在50多年的保管和利用过程中发生酸性老化，纸张已发黄变脆，柔韧度及强度降低，折叠过的地方出现断裂、破损及字迹模糊等现象。同时，在日常保管中，有害气体、灰尘和不适宜的温湿度也会加剧档案的老化，加之西北地区春秋季节多风沙，夏季炎热高温，冬季寒冷，昼夜温差大，如不注意改善保管条件，也会给档案造成损害。
二、科技档案利用中应采取的保护措施
保管档案的目的是为了更好地利用档案，不能只是为了保护档案而影响档案利用，档案只有在利用中才能体现其价值，对科技档案而言更是如此。
1．打破“重藏轻用”的观念，注重利用过程中的原件保护
科技档案管理要摒弃档案“不怕放坏怕用坏”的想法，应根据实际情况采取科学的提供利用方式，充分发挥科技档案的作用。同时，企业档案部门应在职工中开展形式多样的档案法律法规宣传，增强职工对科技档案的保护意识，尽量减少档案原件的外借。若由于工作需要、机构变动或库房搬迁需要搬运档案时，应该将档案分类包裹打包，装箱搬运，避免因捆绑、重力挤压致使档案变形损坏、图纸撕裂。利用者还应根据档案制成材料的特点，采取措施有效保护外借档案的安全，严禁把只有一份的图纸或档案孤本带入施工现场，档案人员也要随时了解档案利用情况，提醒、督促利用者按时归还案卷。
2．实行科技档案标准化管理，尽量减少档案的自然损坏
标准化管理是确保档案管理质量的基础，只有在档案管理的各项指标都达到标准化后，才能真正实现科技档案的科学、有序、规范管理。企业档案部门在科技档案管理中必须依据国家、企业有关标准开展工作，从