浅谈高校电子学籍档案的管理.doc

浅谈高校电子学籍档案的管理
　　【摘 要】科学技术的发扎，计算机电子的应用也越来越广泛，很多的高校加强了档案管理，把计算机技术应用到了高校学籍档案管理中。本文针对当前电子档案的特点，对于我国高校电子学籍档案的管理进行分析，探索电子学籍档案有效的管理的措施。
　　【关键词】电子；学籍；档案管理；问题；措施
　　一、电子档案管理与传统档案管理的异同
　　（一）电子档案与传统档案归档时间上的不同
　　高校电子文件档案是采用计算机技术对于学校的资料进行整理，电子档案在归档过程中不用人力的抄送，这就使得电子文件档案在文件整理完后通过计算机网络直接发送给档案部的工作人员，由档案工作人员接收登记整理。归档时间上具有随意性，而传统的档案归档的这个过程都是人力而为，这就使得传统档案在归档时间既不能达到一致，时间上比电子档案还要长。
　　（二）电子文件档案与传统档案管理方式上的不同
　　电子档案是保存在计算机中的文件，所以电子档案在管理过程中也是采用计算机的方式，档案部门在接收到文件同时，便给每份文件编制一个唯一的文件号，并且给出每个电子档案的分类号和档案号，根据电子档案上下行文之间的关系，再给出相关文件号，在归档的同时进行主题词著录、标引。这样人们就可以通过搜索档案号查找自己需要的电子文件档案。
　　（二）电子文件档案与传统档案归档方式上的不同
　　电子文件是采用一系列计算机电子编码技术，对于档案可以进行随意的编辑修改，通过关键信息来鉴别文件凭证性，当然这些使用电子文件的原始凭证性辨别变得复杂，对于电子文件进行信息认证和加密的方式，能够保证电子档案在处理过程中不会出现错误，保证电子档案的真实性和原始性。
　　（四）电子文件档案与传统档案保存方式上的不同
　　电子文件虽然方便快捷，但是由于电子文件的载体是不断更新换代的计算机，影响电子文件的长期可读。想要永远的保存电子档案，就需要档案部门能够在接到电子文件后，电子文件进行格式转换，以通用、统一的格式存储接收到的电子文件档案，这样就能够保存信息资源。
　　二、高校电子学籍档案的管理有效措施
　　（一）做好高校领导工作
　　高校学籍档案是办好学校的重要基础工作之一，这就要求相关领导重视电子学籍档案的管理工作，在人力、财力、设施上给予大力支持。一是电子学籍档案领导部门要加大对电子学籍档案的重视程度，强化依法治档的意识。二是根据电子学籍档案的特点，制定相关的制度规定和标准来支持，三是要做好电子文件的自动上传收集。改变传统工作模式，在网页上建立电子文件自动上传的工作窗口，在第一时间将其收集到，在学籍档案室的服务器上归档。四是强化培训，引进和培养高素质的学籍档案工作人员。除必须掌握文字处理、排版以及文件、邮件的收发外，还要掌握声音、图像等多媒体文件的处理和操作。为的是要选择和调配具备计算机知识的学籍档案人员和了解学籍档案知识、有一定实践经验的计算机人员和缩微技术人员，优化学籍档案部门的人员结构。
　　（二）建立学籍档案信息安全保障体系建设
　　一是在开发利用学籍档案信息资源和网络系统建设工作中，要增强安全意识，防止失密、泄密事件发生。非公开的学籍档案信息一律不得上网，在因特网上提供已公开的学籍档案目录查询服务，要认真采用身份认证、防火墙、数据备份等安全防护