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文档分类:管理/人力资源

文秘岗位管理规定.docx


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文秘岗位管理规定.docx
文档介绍:
文秘岗位管理规定
为树立一个良好的企业形象,实行规范化、制度化管理,保证公司文秘顺利快速发展,特制定此管理办法。
文秘岗位人员的基本任职职责
部门文档管理;
部门员工的人事信息管理、考勤管理、信息传递及处理;
部门内外流程上下接口的协调工作;
根据要求制作文稿、文件;
部门会议(学****培训)的会务策划、准备工作;
部门办公物品(日常办公用品,固定资产)的日常管理;
各项规章制度在部门的执行、协助部门领导进行部门计划的制定与跟踪;
部门文体活动组织及部门宣传工作、部门8S例行管理;
主管交办的其它事务。
文秘岗位人员应具备的素质
敬业精神:在期限内准确保质完成工作。
服务精神:满足内外客户的工作需求,服务同事,服务上级。
细 心:尽可能的考虑事情周到、细心,对自己的工作有警觉,发现并避免错误。
团队精神:支持团队决定,与团队成员分享相关信息,在必要时提供帮助。
沟 通:正确表达并获得理解和支持。
逻辑思维:发现问题基本关系,根据重要性分出任务轻重缓急。
保 密:严格遵守保密制度并督促他人遵守保密制度。
文秘岗位人员应具有的职业化形象
文秘岗位人员上班必须着装整洁、偏向正装,不得有脏污。
男文秘岗位人员不得穿背心、短裤,上衣扣子不得解开超过(含)两个,女文秘岗位人员不得穿着过于裸露的衣服。
不得穿拖鞋上班,鞋应干净。
男文秘岗位人员不得留长发,头发长度以保持不盖耳部和不触衣领为准,男女文秘岗位人员上班均应将头发梳理整齐。
所有文秘岗位人员不得留长指甲,且须保持整洁。
文秘岗位人员的办公纪律
上班期间不得吃东西、聊天、喧哗、追逐嬉戏、打瞌睡、看小说。
不得处理与工作无关的私事,不得看与工作无关的书籍、网页。
未经允许,不得在工作场所自放音乐或“随身听”。
工作时间禁止私人会客,工作会客应在接待室或制定的场所。
必须尽忠职守,服从指挥安排,对上级工作安排有争议时须以首选服从为前提,但可事后提出意见。
会议途中,尊重主持人或发言人,不随意插话、抢话,有事先举手或以纸条传递。
非指定操作者,不得操作各种设备(含办公设备,不得利用公司电脑、电话做与工作无关的事)、仪器;指定操作者须依照操作规程操作,特别注意安全。
下级应尊重上级,上级应关心下级,各种工作报告须依照管理层次逐级呈报,不得越级(特殊/紧急情况除外,但须于事后向直属主管报备),当个人意见未获采纳前,应严格执行公司规定或上级指令,不得因个人意见阻挠组织运作。
工作岗位服从上司安排,执行生产、工作任务时不得畏难借故回避或相互推诿,遇临时紧急任务,虽非工作时间内,经通知后应立即到场处理。
主动协助主管做好办公台面的整理,做好部门办公室的5S工作,各种物品摆放整齐,下班前应关好门窗水电,确保部门良好的工作环境。
严守公司机密,未经主管、总经理许可并办理登记手续,公司档案文件资料不得让公司以外人员借阅;不得泄露公司各项计划、议程、决定等。
文秘岗位人员工作细则
(一)会议管理
会前准备:
A、明确会议目的及指示,确定相应的会议事项;向与会相关人员征集会议议题;
B、会议开始前一个工作日利用有效的渠道通知与会人员会议的时间、地点、议程等事项;
C、提前一天向行政部登记申请使用会议
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