行政接待操作指引(试行).doc

行政接待操作指引(试行) 一、总则为规范接待标准,提高接待品质,充分展示公司良好的品牌形象、工作作风及职员素质,特制定本操作指引。二、适用范围适用范围:棕榈园林园林股份有限公司市政事业部及业务相关部门。发布范围:棕榈园林园林股份有限公司。三、接待原则(一)对等原则级别与权限相等,同级别出面,特殊情况高规格接待。(二)对口原则各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调、支持。(三)节约原则招待客人按标准执行,不铺张浪费,严格控制陪餐人数。(四)周到原则接待衔接应周密及时,以礼相待,做好细节,使客人感到热情、周到。(五)保密原则严守公司商业机密,做到保密接待有预案,重要会议要有记录,巧妙回避不宜回答的问题。四、接待分类(一) 接待类型 1、内部接待: 指公司总部人员前来指导工作、内部区域人员出差、参加活动、会议及兄弟单位来访人员的接待。市政事业部员工出差或相互交流依据《差旅制度》,不在内部接待之列。 2、外部接待: 指政府部门以及公司合作单位( 即客户) 等莅临公司参观考察、商务会谈等。 3 、区域接待:指接待地点未在广州、而在区域营销中心的行政接待。(二)接待级别分级 1 、对外接待 2 、对内接待接待级别接待对象接待地点带队领导陪同人员接待责任部门配合部门一级接待副市级以上政府领导、重要战略合作伙伴的高层主要领导广州总裁总部相关职能部门领导、事业部执行总经理、总监及相关项目负责人公司总部接待办牵头, 市政人力中心全力协助承办总部相关各部门及市政各部门其他区域总裁或市政执行总经理区域营运中心总经理、设计院长、事业部总监及相关项目负责人区域营销中心牵头, 市政人力中心全力协作市政各部门及营运中心相关职能部门二级接待指市级政府部门领导,区政府领导、战略合作伙伴高层领导、行业知名专家广州总裁或总部相关领导总部相关职能部门领导、事业部执行总经理、总监及相关项目负责人公司总部接待办牵头, 市政人力中心全力协助承办总部相关各部门及市政各部门其他区域市政执行总经理区域营运中心总经理、设计分院院长、事业部总监及相关项目负责人区域营销中心牵头, 市政人力中心全力协作市政各部门及区域营运中心相关职能部门三级接待指区、街道政府部门领导、市级政府部门工作人员其他区域事业部总监相关部门负责人区域营销中心牵头, 市政人力中心协作市政相关部门及区域营运中心相关职能部门。四级接待属一般接待,指区、街道政府部门工作人员及业内人士营销中心总监相关部门负责对口业务部门人力行政中心及相关部门业务接待与公司有业务关系的合作单位人员前来交流、考察、洽谈等对口部门负责人部门相关工作人员对口业务部门难以独立完成接待任务时,由人力行政中心配合五、接待分工(一)归口管理市政人力行政中心作为市政事业部行政接待的主要职能部门, 负责协助各营销中心做好各类行政接待工作, 负责市政事业部部分重要接待的组织安排, 发生重大接待(一、二级)时, 负责积极与公司总部对接, 请求并全力配合公司总部接待办做好接待工作; 在各部门发生业务接待时, 会议室预定及水果、茶水等接待物资的准备, 也可由人力行政中心协助完成。(二) 接待责任部门 1 .各区域营销中心作为市政事业部行政接待的主要责任部门,负责发生在所在区域的市政重要接待的组织实施, 包括接待需求、方案制订、人员分工、流程设计、前期准备、现场组织与协调、接待细节和过接待级别接待对象接待地点带队领导陪同人员接待责任部门配合部门一级接待董事长、总裁成都市政执行总经理区域营运中心总经理、设计分院院长、事业部总监及相关项目负责人市政人力中心市政各部门及营运中心相关职能部门区域营销中心市政执行总经理区域营运中心总经理、设计分院院长、事业部总监及相关项目负责人区域营销中心牵头, 市政人力中心全力配合市政各部门及营运中心相关职能部门二级接待公司主要高层领导及其他区域营运中心负责人成都市政执行总经理区域营运中心负责人、事业部总监及相关项目负责人市政人力中心市政各部门及营运中心相关职能部门区域营销中心市政执行总经理区域营运中心负责人、事业部总监及相关项目负责人区域营销中心牵头, 市政人力中心全力协助市政各部门及营运中心相关职能部门三级接待总部中层管理及区域营运中心主要高层人员区域营销中心事业部总监相关部门负责人区域营销中心市政相关部门四级接待总部工作人员与其他区域营运中心中层管理区域营销中心营销中心总监相关部门负责人对口业务部门人力行政中心业务接待其他区域营运中心工作人员区域营销中心对口部门负责人部门相关工作人员对口业务部门难以独立完成接待任务时,由人力行政中心配合程把控等。接待信息须第一时间告知市政人力中心, 由人力行政中心配合实施。 2 、重要客户需到广州参观考察或会谈的行政接待,由市政人力行政中心请求公司总部接待办牵头接待,市政事业部全力配合实施。