行政接待操作指引(试行).doc

行政接待操作指引(试行)
一、总则
为规范接待标准,提高接待品质,充分展示公司良好的品牌形象、工作作风及职员素质,特制定本操作指引。
二、适用范围
适用范围:棕榈园林园林股份有限公司市政事业部及业务相关部门。
发布范围:棕榈园林园林股份有限公司。
三、接待原则
(一)对等原则
级别与权限相等,同级别出面,特殊情况高规格接待。
(二)对口原则
各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调、支持。
(三)节约原则
招待客人按标准执行,不铺张浪费,严格控制陪餐人数。
(四)周到原则
接待衔接应周密及时,以礼相待,做好细节,使客人感到热情、周到。
(五)保密原则
严守公司商业机密,做到保密接待有预案,重要会议要有记录,巧妙回避不宜回答的问题。
四、接待分类
(一)接待类型
1、内部接待:指公司总部人员前来指导工作、内部区域人员出差、参加活动、会议及兄弟单位来访人员的接待
。市政事业部员工出差或相互交流依据《差旅制度》,不在内部接待之列。
2、外部接待:指政府部门以及公司合作单位(即客户)等莅临公司参观考察、商务会谈等。
接待
级别
接待对象
接待
地点
带队领导
陪同人员
接待
责任部门
配合部门
一级
接待
副市级以上政府领导、重要战略合作伙伴的高层主要领导
广州
总裁
总部相关职能部门领导、事业部执行总经理、总监及相关项目负责人
公司总部接待办牵头,市政人力中心全力协助承办
总部相关各部门及市政各部门
其他区域
总裁或市政执行总经理
区域营运中心总经理、设计院长、事业部总监及相关项目负责人
区域营销中心牵头,市政人力中心全力协作
市政各部门及营运中心相关职能部门
二级
接待
指市级政府部门领导,区政府领导、战略合作伙伴高层领导、行业知名专家
广州
总裁或总部相关领导
总部相关职能部门领导、事业部执行总经理、总监及相关项目负责人
公司总部接待办牵头,市政人力中心全力协助承办
总部相关各部门及市政各部门
其他区域
市政执行总经理
区域营运中心总经理、设计分院院长、事业部总监及相关项目负责人
区域营销中心牵头,市政人力中心全力协作
市政各部门及区域营运中心相关职能部门
三级
接待
指区、街道政府部门领导、市级政府部门工作人员
其他区域
事业部
总监
相关部门负责人
区域营销中心牵头,市政人力中心协作
市政相关部门及区域营运中心相关职能部门。
四级
接待
属一般接待,指区、街道政府部门工作人员及业内人士
营销中心总监
相关部门负责
对口业务部门
人力行政中心及相关部门
业务
接待
与公司有业务关系的合作单位人员前来交流、考察、洽谈等
对口部门负责人
部门相关工作人员
对口业务部门
难以独立完成接待任务时,由人力行政中心配合
3、区域接待:指接待地点未在广州、而在区域营销中心的行政接待。
(二)接待级别分级
1、对外接待
2、对内接待
接待
级别
接待对象
接待
地点
带队领导
陪同人员
接待
责任部门
配合部门
一级
接待
董事长、总裁
成都
市政执行总经理
区域营运中心总经理、设计分院院长、事业部总监及相关项目负责人
市政人力中心
市政各部门及营运中心相关职能部门
区域
营销中心
市政执行总经理
区域营运中心总经理、设计分院院长、事业部总监及相关项目负责人
区域营销中心牵头,市政人力中心全力配合
市政各部门及营运中心相关职能部门
二级
接待
公司主要高层领导及其他区域营运中心负责人
成都
市政执行总经理
区域营运中心负责人、事业部总监及相关项目负责人
市政人力中心
市政各部门及营运中心相关职能部门
区域
营销中心
市政执行总经理
区域营运中心负责人、事业部总监及相关项目负责人
区域营销中心牵头,市政人力中心全力协助
市政各部门及营运中心相关职能部门
三级
接待
总部中层管理及区域营运中心主要高层人员
区域
营销中心
事业部
总监
相关部门负责人
区域营销中心
市政相关部门
四级
接待
总部工作人员与其他区域营运中心中层管理
区域
营销中心
营销中心总监
相关部门负责人
对口业务部门
人力行政中心
业务
接待
其他区域营运中心工作人员
区域
营销中心
对口部门负责人
部门相关工作人员
对口业务部门
难以独立完成接待任务时,由人力行政中心配合
接待分工
(一)归口管理
市政人力行政中心作为市政事业部行政接待的主要职能部门,负责协助各营销中心做好各类行政接待工作,负责市政事业部部分重要接待的组织安排,发生重大接待(一、二级)时,负责积极与