电子文档存档规范.ppt

中国地质调查局成都地质资料馆二OO六年十一月二十九日《成果地质资料电子文件汇交格式要求》《成果地质资料电子文件汇交格式要求》使使用用说说明明一、汇交人的工作内容二、配套软件三、电子文件的类别四、电子文件命名五、电子文档制作六、电子文档的检查与验收汇交人应完成以下工作: 汇交人应完成以下工作: ??按项目工作要求和《格式要求》的规定制作所有按项目工作要求和《格式要求》的规定制作所有的成果地质资料源电子文件的成果地质资料源电子文件??生成存档电文文件(文本部分文件格式为生成存档电文文件(文本部分文件格式为““.pdf .pdf ””,图像文件格式为,图像文件格式为““.jpg .jpg 、、.tiff .tiff 、、.eps .eps 、、.pdf .pdf 、、.gif .gif ””) ) ??如果电子文件中有插图、插照、图版等,创建如果电子文件中有插图、插照、图版等,创建““插图文件插图文件””文件夹,用于存放这些文件插入前的文件夹,用于存放这些文件插入前的源图形文件源图形文件??按《格式要求》组织电子文件按《格式要求》组织电子文件??完整地著录《电子文件登记表》完整地著录《电子文件登记表》??制作载体外标签制作载体外标签??检查所有电子文件,保证能正常使用后进行录制检查所有电子文件,保证能正常使用后进行录制??向地质资料主管部门汇交制作好的,包括源电子向地质资料主管部门汇交制作好的,包括源电子文件、存档电子文件和附加文件在内的完整的电文件、存档电子文件和附加文件在内的完整的电子文档子文档二、配套软件二、配套软件部组织开发一套与《格式要求》配套的《电子部组织开发一套与《格式要求》配套的《电子文档制作与浏览验收系统》工具软件,目的是帮助文档制作与浏览验收系统》工具软件,目的是帮助用户形成一套符合《格式要求》的适用于汇交和使用户形成一套符合《格式要求》的适用于汇交和使用的成果地质资料电子文档用的成果地质资料电子文档用户 1、按项目工作要求和本要求制作成果地质资料源电子文件2、按《要求》要求将图像文件转换成存档格式软件辅助制作 1、组织:将用户编制好的电子文件组织制作成一份符合本要求的,完整的电子文档 2、《电子文件登记表》:对“电子文件的软硬件环境特征及软件版本、电子文档说明、电子文件形成单位信息和数据交接信息、电子文件名和文件题名”等信息进行著录3、载体外标签: 著录载体外标签需要的有关信息软件功能 1、对本文部分源电子文件能自动生成 PDF 存档格式 2、根据用户著录的信息形成《电子文件登记表》、《载体外标签》等附加文件 3、形成一套符合本要求的可浏览的成果地质资料电子文档4、录制 5、浏览汇交 \ 使用后台控制: 1、按本《格式要求》的要求 2、按资料浏览使用的要求汇交及使用《格式要求》配套软件应用示意图归类时,一般采用以下原则:根据成果地质资归类时,一般采用以下原则:根据成果地质资料电子文档的构成和电子文件的内容,确定电子文件料电子文档的构成和电子文件的内容,确定电子文件归属的类别归属的类别为便于成果地质资料电子文件的管理和汇交, 为便于成果地质资料电子文件的管理和汇交, 将数据库和软件类以及多媒体类以外的电子文件分为将数据库和软件类以及多媒体类以外的电子文件分为源电子文件和存档电子文件两类,数据库和软件类以源电子文件和存档电子文件两类,数据库和软件类以及多媒体类只有源电子文件一类及多媒体类只有源电子文件一类序号序号 12345678 类别类别正文类正文类审批类审批类附图类附图类附表类附表类附件类附件类数据库和数据库和软件类软件类多媒体类多媒体类其它类其它类电子文件内容电子文件内容成果地质资料全部正文。成果地质资料全部正文。由法定单位对成果地质资料进行评审、验收和审查时所形成由法定单位对成果地质资料进行评审、验收和审查时所形成的文件。如报告的最终认定书的文件。如报告的最终认定书( (决议书决议书) )、验收文件、审查、验收文件、审查( (评评审批类审审批类审) )意见书等意见书等成果地质资料中除文本部分插图外的各种图形文件成果地质资料中除文本部分插图外的各种图形文件成果地质资料中除文本部分插表外的各种表格文件成果地质资料中除文本部分插表外的各种表格文件成果地质资料所附的技术性或说明性文件。如数据库或软件成果地质资料所附的技术性或说明性文件。如数据库或软件的测试报告、使用说明和操作手册以及根据成果报告而产生的测试报告、使用说明和操作手册以及根据成果报告而产生的论文等;原始地质资料登记薄的论文等;原始地质资料登记薄( (明细帐明细帐) )也可归入此类也可归入此类成果地质资料中以数据库建设或系统开发为主体工作内容而成果地质资料中以数据库建设或系统开发为主体工作内容而形成的各类数据库和软件;数据库和软件类的工作形成的