单份文件归档整理工作流程要点.doc

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单份文件归档整理工作流程、控制措施与质量标准》说明
一、适用范围：
流程（一）适用于 各部门年终移交由档案室统一整理归档的单位 ； 流程（二）适用于 由部门整理或实行即时归档的单位 。 对已应用办公自动化系统实现电子文件归档管理的单位，其流程未纳 入此范围。
二、采用《单份文件归档整理工作流程、控制措施与质量标准》前， 必须先制定本单位 《文件材料归档范围及保管期限表》 ，并经本单位领导签 署、在单位内部发文执行。制定《文件材料归档范围及保管期限表》时应 注意以下方面的问题：
1、必须依据国家档案局《文书档案保管期限表》或上级主管部门关于 文件材料归档范围、保管期限的规定；
2、结合本单位的工作实际和文件材料产生、利用的情况；
3、本单位文书处理部门、档案部门与各部门共同研究制定；
4、应保证文件的齐全完整，尽量做到应归档文件无遗漏，保管期限划 分准确；
5、符合单位及各部门实际，尽可能细化；
6、注意“账外”文件的收集，特别是各种图表、花名册、本单位出版的 书刊和需要本单位贯彻落实的会议文件。
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单份文件归档整理方法操作简图（流程一）
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流程（一）：各部门年终移交由档案室统一整理归档
流程
操作步骤
控制措施与质量标准
1、收集
1、每年的1-2月份，由档案室通 知各部门做好上年度文件材料的收集 工作，提出具体要求，并附上《文件材 料归档范围及保管期限表》；
1、 收集的范围：领导和各部门上年度处理完毕的文件材料；
2、 收集的时间：每年的1-2月份，由档案室提出要求；
3、 收集的要求：
① 应归档材料须齐全、完整；
② 注意收集在电脑上起草文件的电子版本。
2、档案室应做好接收的登记汇总 工作，对各部门移交文件材料的种类、 数量、时间、存在问题进行登记；
3、档案至依据归档范围，参考本 单位收发文登记本和印早登记本等，检 查各部门移父的文件材料是否齐全，并 办理交接手续。
2、归档
判断
确定文件是否归档
依据归档范围，需归档的转入下一流程；不需归档的剔除。
3、确定
保管期
限
对照保管期限表确定每份文件的
保管期限
归档文件保管期限的判定必须准确、客观
4、分类
1、分年度:把文件材料按形成年度
分开
文件的“形成年度”是指文件的成文日期
2、分机构（问题）或文号:在同一年
度内按机构（问题）或文号分开
1、 按文件的形成或承办部门来确定应归入的机构。
2、 综合性的文件材料放入“办公室”或相应的综合办文部门。
3、分保管期限：同一机构（问题）
或文号内按不同的保管期限分开
分类方法应保持相对稳定
5、编制
页码
在文件正面的右下角、背面的左下
角编上页码
无论是正本、定稿，还是正文、附件、多页的文件处理单，凡 没有页码（单页的除外）的，均须编制页码。各部分已有独立页码 的，只需合并计算页数。
6、装订
1、一般应去掉文件上原有的易生
锈的金属物；
1、 要求：装订方法应尽量不破坏档案原貌，有利于保管利用。
2、 推荐使用的装订方法有：不锈钢钉、线装。 （白乳胶粘贴、 缝纫机车缝等方法不再使用）
2、将文件的订口对齐，用不锈钢 钉或线在文件的左上用或左侧装订。
3、 有电子版本的可用袋装，不另装订。
4、 短期的可不拆钉。
7、排序
1、先把同一保管期限的文件排在
一起
1、 可按每个机构永久、长期、短期三条流水号排列归档文件；
2、 也可按整个单位每年只编永久、长期、短期三条大流水号。 但同一保管期限内各机构（问题、文号）的排列顺序应保持相对固 疋；
3、 尽可能将有内在联系的（如同一次活动、同一项工作、同一 个会议的）文件材料排在一起；
2、在同一保管期限内，把同一机 构（或问题、文号）的文件排在起
3、最后在同一保管期限、同一机 构、问题或文号内按成文时间的先后排 列
8、盖档
号章
在文件上方空白处盖上档号章
1、 档号章必须清晰、端正。左侧装订时最好盖在左上方；
2、 把其中的全宗号、类别号、期限、年度、机构（每年归档文
件只编永、长、短三条流水号者可不填机构代号）、件号（件号必须 做到不重号、不空号）填好；
3、 使用与单份文件归档方法相配套的新型档号章，其中的项目 可一次完成。
9、电脑
著录
把所有应著录的项目录入专用的
档案管理系统
1、 著录的项目必须准确、齐全，以便于检索；
2、 必须著录的项目有