益田假日广场营运资料管理制度.docx

益田假日广场
营运资料管理制度
一、目的：
为了加强对营运部工作中往来的文件资料进行及时归档和管理，全面提高资料管理
的工作效率，使营运工作得以更有效开展，特拟制定本制度。
二、需归档的文件资料：
政府下发的重要文件及相关部门来函；
公司下发的重要文件；
商户资料：
1）商户基本信息资料（营业执照、卫生许可证等） ；
2）商户日常往来文件（包括传真、函件、申请表等） ；
3）文件：与商家洽谈的会议纪要、各种问题的解决方案等；
部门文件：会议纪要、工作联络单、请示、报告、函件等；
部管理资料（客户投诉登记、营运日志、各类报表报告总结） ；
其它重要资料。
三、文件的收、发管理
1、 部门员工在收到文件后应及时到资料管理员处进行登记， 当面填写收文登记表，
与资料管理员办理好交接手续；
资料管理员在接到文件时应及时进行登记，并做好电子文档备份；
部门文件需对外发放时需经部门经理审核签字认可后，方可对外发送；
资料管理员需将对外发送的文件进行详细登记， 复印备份后发送给相关单位或部门并签收；
、需对外发送的文件资料：
工作联络单、传真、会议纪要；
部门回函；
四、文件的传阅、借阅管理
1、传阅程序、围和借阅程序、围：
文件需在部门传阅时，由资料管理员将文件交部门经理阅核，签字认可后发放部门员工进行传阅；
部门员工在看过文件后需签字确认，由最后签字的员工将文件交回资料管理员处
进行归档；
部门及其它部门员工需借阅本部门的文件资料、专业书籍等，需在资料管理员处填写《文件借阅登记表》 ，并由部门经理（审批人）签字认可，方可借阅；
文件、书籍归还时资料管理员应认真进行检查，如无问题需签字确认；
文件、书籍等资料借阅后逾期未还者，资料管理员需及时进行催还；
部门及其它部门员工借阅档案后应妥善保管，并按时归还；
2、 建立文件网上发布制度，定期在公司网上向部门员工发布部门性文件
（1）周一网上发布部门周小结及本周计划、部门周例会纪要等
（2）发布人：部门长
（3）发布程序：所有发布文件须经部门经理审核签字后方可进行发布
五、文件的保管、保存
1、设立独立资料柜保存本部门重要资料；
2、所有资料严格按照类别实行分类管理，统一对文件进行规编号，并建立文件目
录，以便日后文件的快速查找（报告、分析、总结、数据、制度、办法、规定、会议纪
要要有电子文档备份）；
3、商户资料按租户、业态或楼层为单位对资料进行分类归档保管；
4、租户撤租后资料管理员对租户资料及时进行为整理、装订、保存；跟进新租户
的相关资料，并做好归档工作；
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