工程档案管理制度.doc

工程档案管理制度
目的: 对项目资料和竣工档案资料进行有效的管理和利用，确保公司在任何场合使用的工程图纸、资料完整、系统管理有效。
范围:用于公司相关部门所涉及各项目的工程准备阶段、实施阶段、竣工阶段档案资料的收集、整理、归档、保管、借阅和销毁。
职责:
工程管理部的档案管理员负责对项目资料和竣工资料的收集、整理和管理;工程完工后，会同档案室把项目资料和竣工资料移交市档案馆统一管理及档案室入库存档。
项目责任人负责对移交的档案进行审核。
档案室管理人员协助档案移交市档案馆、负责档案室入库的管理。内容:
对项目资料的控制
接收入库和保管
做好登记(编号、标识，存放)
工程项目过程中，公司相关部门所涉及该项目的上级批文、政府批文、土地合同、报建资料、工程合同(包括设计合同、监理合同、施工合同等)以及各类证书在产生后，及时发放各工程管理部门、项目责任人、项目档案管理员使用或者保管;各部门将实施过程中的重要文件、数据以及具有参考价值的资料尽可能制作成电子文档形式，便于工作与今后阶段使用;工程竣工前，项目责任人核对相关资料的原件数量，准备办理竣工验收及档案移交。
工程项目竣工后，项目部应督促施工、监理单位将施工过程中形成的工程资料，按建筑工程文件归档规范要求及份数要求归纳、整理、装订(装盒)、附上工程竣工档案移交书(含有清单)。
公司所开发的项目均按招标或者合同的工程名称，且档案盒使用统一的标识。
文件类别:1土地合同类，包括上级批文、合作协议、土地合同等，2政府批文类，如计划批文，3“五证”，包括用地许可证、规划许可证、投资许可证、预售许可证、开工许可证，4合同类，包括施工合同、设计合同、监理合同等，5项目发展类文件，包括项目进行过程中的各种中间报建报批文件等，6施工资料和监理资料，包括真实、准确地反映工程建设活动和工程实际状况的文件，7竣工验收类，包括专项验收8证，8图纸类，包括项目的各专业图纸及CAD电子文件、设计变更、签证、洽商等。
编号 项目档案管理员对所接收的项目资料，在专业不同的基础上分类后按接收的先后顺序进行编号，并在首页打印出目录表。
标识 对已分类和编号的文件，应在档案盒上进行标识，标识应简单清晰、明了、易懂。
借阅 项目建设过程中，各部门如需借用相关资料，应到项目部档案管理员处办理借阅手续，填写借阅登记表，使用完后，立即归还。
工程资料的控制
工程竣工资料的范围:政府部门所要求专项工程项目均应做竣工资料， 工程竣工资料的验收条件:工程竣工档案应进行专项验收，验收应具备以下条件: 建设工程经施工单位自行验收及其它工程验收进行完毕;
全部工程档案文件材料按有关规定已收集齐全、整理完毕。
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工程竣工资料的验收程序
工程竣工档案专项验收前，监理单位、施工单位档案管理人员应对本单位形成的档案按照有关规定进行自检，填报《工程竣工档案情况申报表》，报送项目经理部。
项目经理部汇总监理、施工单位报送的工程竣工档案材料和《