采购管理制度及采购流程.doc

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. v 完成采购的，应通知申请部门。重要的工程采购前应征求公司相关领导的建议。
8、采购周期的规定
根据采购物品的金额、特性、地域规定相应的采购周期。
请购部门应按照公司规定的时间提前走请购单的审批流程，以便采购部门能按时完成采购。
采购部如未能按时完成采购任务时应向公司领导说明原因。
遇到紧急采购应汇报公司领导采取快速优先采购的策略。
〔二〕询价及其规定
询价请应认真审阅请购单的品名、规格、数量、名称，了解其技术要求，遇到问题要应及时与请购部门沟通。
属于一样类型或属性近似的产品应整理、归类集中打包采购。
所有采购工程上必须向生产厂家或供应商直接询价，原那么上尽量不通过其代理或各种中介机构询价。
对于请购部门需求的物资或设备如有品质一样，本钱较低的替代品可以推荐采购替代品。
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遇到重要的物资、工程或预估单次采购金额较大的采购情况，询价前应先向公司相关领导汇报拟邀请报价或投标单位的根本情况，提报公司领导批准方可询价或发放标书。
询价时对于一样规格和技术要求，应对不同品牌或公司进展询价。
除固定资产外，根据单次采购金额的不同，选择供应商询价、供应商参与比价或招标采购的供应商数量也要不同。金额大的，公司相关领导参与监视。
比价采购或招标采购所邀请的单位均应具备一定资质和实力，具有提供或完成公司所需物资和工程的能力。比价采购或招标采购应按照公司规定的表单格式或拟定完整的招标文件格式进展询价。在询价时遇到特殊情况应书面报请公司领导批示。
〔三〕比价、议价
对厂商的供应能力，交货时间及产品或效劳质量进展确认。对于合格供应商的价格水平进展市场分析，是否其他厂商的价格最低，所报价格的综合条件更加突出。收到供应单位第一次报价或进展开标后应向公司领导汇报情况，设定议价目标或理想中标价格。
重要工程应通过一定的方法对于目标单位的实力，资质进展验证和审查，如通过进展实地考察了解供应商的各方面的实力等。
〔四〕比价、议价结果汇总
比价、议价结果汇总应按照规定的格式完整列出报价、工期、付款方式及其他价格条件、列出拟选用单位及选用理由，按照一定顺序逐一审核。如比价、议价结果未通过公司领导审核应进展修改或重新处理。
〔五〕合同的签订及其规定
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〔1〕合同正文应包含的要素
1、合同名称、编号、签订时间、签订地点。
2、采购物品的名称、规格、数量、单价、总价及合同总额，清单、技术文件与确认文件是合同不可分割的局部。
3、包装要求，备品备件包装运输要求。
4、合同总额应含税，含运达公司的总价，特殊情况应注明。
5、付款方式。
6、交货期。
7、质量保证期。
8、质量要求及规。
9、违约责任和解决纠纷的方法。
10、双方的公司信息。
11、其他约定。
〔2〕合同签订及其规定
如涉及到技术问题及公司的，注意责任。拟定合同条款时一定要将各种风险降低到最低。如物品订购数量较多且价值较大或难清点的情况时，务必请厂商派代表来场协助清点。质保期一定要明确从什么时候开场并应尽量要求厂商延长产品质保期。
详细约定发票的提供时间及要求。针对不同的合同约定不同的付款方式，如设备类的合同一般应分按照预付款、验收款、调试效劳款、质量保证金的顺序明确付款额度、付款时间和付款条件等。
与初次合作的单位合作时，应少付预付款或不付预付款。
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违约责任一定要详细、具体。
比价汇总相关表单巡签完毕前方可进展合同的签订工作。
合同签定前应按照规定的格式对合同初稿进展巡签审查。
合同巡签审查通过后应由公司领导签字，加盖公司合同章方可生效。
签订的所有合同应及时报送财务部门。