电子文件格式长期保存策略.doc

电子文件格式长期保存策略.doc电子文件格式长期保存策略摘要:电子文件格式登记系统是电子文件格式长期保存的重要方式之一, 文章通过对电子文件长期保存格式的介绍上, 着重分析了开发电子文件格式登记系统的必要性及其成功案例, 包括 PRONOM , MIME MTR , GDFR , UDFR ,并对电子文件格式登记系统的未来发展做出了展望。关键词:电子文件;长期保存;文件格式;格式登记系统电子文件长期保存是国内外公认的电子文件管理的难点之一, 国内学术界目前的研究和实践主要集中于采取软硬件载体转换、文件备份、格式转化等被动管理的方式①。而电子文件存在形式是特定格式的,因此,格式管理是电子文件管理的源头, 电子文件的长期保存、可读取首先要保证电子文件格式的长期保存、可读取。一、电子文件格式的长期保存文件格式是一种电脑计算机用语, 指计算机为了存储信息而使用的对信息的特殊编码方式, 用于识别内部储存的资料。但通常我们认为格式就是指文件的类型,如 PDF 、 JPEG 等,这样的理解只能满足日常的应用。为了保证电子文件的长期保存, 文件格式还包括文件版本、压缩算法、比特流编码、软硬件运行环境等更特殊、粒度更细的表示信息②。(一)电子文件长期保存格式目前, 电子文件格式种类繁多, 五花八门。由于电子文件产生于不同的应用软件、不同的硬件设备、不同的信息类型、不同的运行环境、不同的操作系统等, 会产生类型不一的电子文件格式, 电子文件证据保留工作将遭遇困难。为了维护电子文件的有效性、真实性和完整性, 各国国家档案馆在接收电子文件时会从源头上限定接收的文件格式类型, 选择一些利于长期保存的文件格式, 例如英国公共档案馆公布的《电子文件管理、鉴定和保护指南》明确规定可以接收的文件格式主要有 PostScript , TIFF , SGML 、 PDF 等③。我国《电子文件归档与管理规范》( GB/T 18894-2002 )规定文字型电子文件的通用格式为 XML 、 RTF 、 TXT ; 扫描性电子文件的通用格式为 JPEG , TIFF ;视频、多媒体电子文件的通用格式为 MPEG 、 AVI ;音频电子文件的通用格式为 WAV 、 MP3 。(二)电子文件长期保存格式的特征刘家真认为电子文件长期保存格式应该具有下列特征: 能在不同的环境下使用, 通用而非专用, 支持数据从专用格式的环境中移出, 被业界和用户广泛支持, 可扩展, 可真实完整地被用户读出并理解, 无论何时何地用户所查到的文件信息都与该文件最初情况完全一致, 具有自身的可证明性和可评价性④。我国档案行业标准《板式电子文件长期保存格式需求》( DA/T47-2009 ) 明确规定了档案系统对电子文件长期保存格式的需求: 支持真实性、格式透明、不绑定软硬件、格式自包含、格式自描述、固定显示、持续可解释、持续可用、可转换、易存储。二、电子文件格式登记系统电子文件格式登记系统是指能对数字文件格式的属性进行描述、识别、记录和保存, 支持信息系统通过公开发行和规范的机制去发现所需要的文件格式信息, 进而识别、转换、展示和保存相应文件的系统⑤。电子文件格式登记系统保存了各种常见的文件格式以及创建、运行和迁移这些文件格式的软件的相关技术信息。通俗地讲, 电子文件格式登记系统就是给文件格式“上户口”。(一)电子文件格式长期保存的必要性 1 、文件格式