采购流程及技巧培训.ppt

采购流程及技巧培训
第一页，本课件共有70页
提 纲
一、了解采购
二、采购的基本流程
三、公司采购管理程序
四、浅谈采购技巧
第二页，本课件共有70页
一、了解采购
从两句名言谈起

不良库存




成本增高
利润减少
后 果
第十五页，本课件共有70页
二、采购的基本流程
第十六页，本课件共有70页
二、采购的基本流程
一个完整的采购流程大致可以分为以下几个过程：
1、需求确定与采购计划的制定
需求的确定是采购流程的初始环节。
需求的确认过程就是采购部门收到采购申请，制订采 购计划的过程。
2、供应商的搜寻与分析
这些标准包括供应商的实力、以往在产品设计上的表现、质量承诺、管理水平、技术能力、成本控制、送货服务、优化流程和开发产品的技术能力等。
第十七页，本课件共有70页
二、采购的基本流程
3、定价
常见的有竞争性报价及谈判两种
（1）竞争性报价
竞争性报价适用下列特征：
①采购量足够大，值得进行竞争性报价
②供应商很清楚细节和要求，有能力准确估计生产所需的成本
③竞争性的市场环境，即有足够多的合格竞争者
④买方只向技术合格的供应商发出竞标，而愿意合作的供应商则进行报价。
⑤买方没有优先考虑的供应商
第十八页，本课件共有70页
二、采购的基本流程
（2）谈判
谈判下列情况适合：
①当前述任何竞争性报价的标准都不存在时
②当采购要求诸多绩效因素（如价格、质量、交货、风险分摊以及产品支持等方面）必须达成一致时
③当买方要求供应商的早期参与时
④当供应商需要很长时间来开发和生产采购方采购的物品时（这通常会使预测供应商的采购成本变得更难）
而只有供应商做到以下几点才能确保谈判的公平性：
1、以高效率的方式运作
2、保持价格与成本的相关性
3、不利用单一供应商的优势
4、对于采购商的要求能够进行适当合理的调整
5、愿意考虑采购商的特殊情况
第十九页，本课件共有70页
二、采购的基本流程
4、拟定并发出订单
采购订单的定义：
采购订单有时也被称为采购合同，一般在选择供应商后订立采购订单。采购部门拟定采购合同时必须特别注意用词，因为它是具有法律效力的文件。几乎所有的采购订单都包括与违约相关的标准法律条款。采购订单描述了采购所需的重要细节信息：数量、物料规格、质量要求、价格、交货日期、交货方式、送达地址。
第二十页，本课件共有70页
二、采购的基本流程
综合采购订单：
如果要重复地从一个供应商那里订购一种或一组商品，采购部门就可以发出综合采购订单。这是一种开放式订单，有效期为一年，包括了重复采购的一种或一组商品。综合订单方便了客户，使其不必一有需求就发出采购订单。在买方同供应商订立了综合订单之后，采购一种商品只需发送常规订单就可以了。买卖双方已经议定了采购合同的条件。综合订单使物料发送成为买卖双方之间的常规事件。
第二十一页，本课件共有70页
二、采购的基本流程
采购订单要素：
定单包括的要素有：定单编号、产品的名称、规格、品质简介、单价、需求数量、交易条件、运输方式、交货期限、交货地址、发票单位等。
第二十二页，本课件共有70页
二、采购的基本流程
采购订单操作规范
（一）订单准备
（二）选择供应商
（三）签订订单
（四） 订单跟踪
第二十三页，本课件共有70页
二、采购的基本流程
第二十四页，本课件共有70页
二、采购的基本流程
5、定单的跟踪和跟催
6、验货和收货
（1）货物检验的几个步骤：
①确定检验时间和地点
②确定检验部门及人员
③货物检验
④不合格货物处理
⑤对采购货物检验完毕后，检验人员要填写采购物 品验收报告。
（2）接收的几个步骤：
①协商送货事宜
②货物接收入库
③货物接收过程中的问题
第二十五页，本课件共有70页
二、采购的基本流程
7、开票和支付货款
付款操作的具体过程是：
（1）查询物料入库信息
（2）准备付款申请单据
（3）付款审批
（4）向供应商付款
（5）供应商收款
8、记录维护
一些必须要保存的记录有以下几种：
（1）采购定单目录
（2）采购定单卷宗