《会议管理》工段长课程1.ppt

第1页/共 66 页工段长培训课程有效的会议管理主讲人:毕全国课件版本: 编制时间: 2010 年3月第2页/共 66 页考考你的秘书是几段:执著于结果有什么不同? 任务与结果的差别,是很多企业的“心病”:有时候并不是员工不尽力,大家似乎都在工作,但企业却拿不到结果,导致销售下降,质量波动,人心浮动,没有业绩。同样,这也是员工们的疑惑:我这么努力, “圆满”地完成了任务,为什么老板还是不满意? 关键就在于,我们没有把重点放到结果上,被“完成任务”迷惑了。其实在大多数情况下,对于我们想要的结果,不是办不到,是因为我们没有执著地办到。模拟测试:总经理要秘书安排会议 总经理要求秘书安排次日上午九点开一个会议。在这件事下,什么是任务?什么是结果?通知到所有参会的人员,想要的结果是什么呢? 下面是一至九段秘书的不同做法。 一段秘书的做法:发通知——用电子邮件或在黑板上发个会议通知,然后准备相关会议用品,并参加会议。 二段秘书的做法:抓落实——发通知后,再打一通电话与参会的人确认,确保每个人被及时通知到。 三段秘书的做法:重检查——发通知,落实到人后,第二天在会前 30 分钟提醒与会者参会,确定有没有变动,对临时有急事不能参加会议的人,立即汇报给总经理,保证总经理在会前知悉缺席情况,也给总经理确定缺席的人是否必须参加会议留下时间。 四段秘书的做法:勤准备——发通知,落实到人,会前通知后,去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常,并在会议室门上贴上小条:此会议室明天几点到几点有会议。 五段秘书的做法:细准备——发通知,落实到人,会前通知,也测试了设备,还先了解这个会议的性质是会?总裁的议题是什么?然后给与会者发去过去与这个议题相关的资料,供他们参考(领导通常都是很健忘的,否则就不会经常对过去一些决定了的事,或者记不清的事争吵)。 六段秘书的做法:做记录——发通知,落实到人,会前通知,测试了设备,也提供了相关会议资料,还在会议过程中详细做好会议记录( 在得到允许的情况下,做一个录音备份)。 七段秘书的做法:发记录——会后整理好会议记录(录音)给总经理,然后请求总经理是否发给参加会议的人员,或者其他人员。 八段秘书的做法:定责任——将会议上确定的各项任务,一对一地落实到相关责任人,然后经当事人确认后,形成书面备忘录,交给总经理与当事人一人一份,并定期跟踪各项任务的完成情况,并及时汇报总经理。 九段秘书的做法:做流程——把上述过程帮成标准化的“会议”流程,让任何一个秘书都可以根据这个流程,把会议服务的结果做到九段, 形成不依赖于任何人的会议服务体系! 从以上九个不同段位的秘书的工作方法我们可以看出,由于对结果的追求程度不同,秘书的工作内容也发生了很大变化第3页/共 66 页大多数的企业在会议里决定其基本走向……花在开会上的时间越来越多……开会的频率越来越高……每天都在开会,您会开会吗? ——调查发现,在浪费时间的事情列表上,会议总是居于首位。因为会议通常都没有很好的组织和召开。第4页/共 66 页?了解完整的会议及会议过程的一般规律?系统地掌握会议的各项技术?学会组织、策划及控制会议的基本技巧?使自己的会议省时、有效课程目标组织有效的会议!参加有用的会议! 第5页/共 66 页课程内容-会议的基本概念-富有成效的会议-有效的会议管理第6页/共 66 页会议的基本概念◇什么是会议? ◇为什么要开会? ◇会议成本第7页/共 66 页什么是会议? 2个或 2个以上的人提供信息收集信息解决问题作决策推销观念培训学**** 进行交流、沟通、约定的活动会议是第8页/共 66 页什么是会议? 会议是一个集思广益的渠道会议是一个集思广益的渠道☆集思广益图会议是一种群体沟通的方式会议是一种群体沟通的方式第9页/共 66 页小组讨论:你主持召集的会议和你经常参加的会议有哪些?频次如何?( 5‘) 班组班前会( 1次/天) 厂部例会( 1次/月) 生产夕会(工段例会)( 1次/天) 车间例会( 1次/周) 车间午会工段长碰头会( 1次/天) 质量例会( 1次/周) AUDIT 会议( 1次/两天) 车间晨会( 1次/天) 质量提升会( 1次/天) 设备协调会( 1次/周) 工段总结会( 1次/月) 科室例会( 1次/周) 会议的种类会议的时间随着管理层次的上升而上升,据统计,高管 80% 的时间在开会,工段长 20% 的时间在开会; 第 10 页/共 66 页公司大部屋会议质量问题分析会老鼠会议案例分享