档案管理 培训讲义.ppt

档案管理基本知识
《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(8号令)
归档文件整理规则
档案规范化管理标准
数码照片声像档案及光盘、设备档案的收集与管理
第一部分机关文件材料归档范围
和文书档案保管期限规定


“该收的没收,不该收的一大堆”
、宏观的、重复的文件较多,本单位的、具体的文件不突出

二、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定》特点
《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》与1987年颁发的《机关档案保管期限的规定》和《机关文件材料归档范围和不归档范围》两个业务文件相比有以下主要特点?
1、国家档案局以令的形式发布《规定》,将原来的业务文件上升为行政规章,提高了《规定》的法规效力和法律地位,体现了国家档案行政管理部门的意志。
2、改革文书档案保管期限的划分方法,将原来“永久”、“长期”、“短期”三种期限划分方法改为“永久”、“定期”两种期限划分方法,定期中再实行标时制,分为30年、10年。
3、充分体现“以我为主”的原则,突出立档单位的主体地位和主要职能。对于永久保管的文书档案类型,主要限定在本单位自己产生的文件材料。
4、增加了跟实际工作直接有关的新内容,充实了一些新领域的文件材料,如行政执法、行政审批、产权关系、个人权益方面的文件材料。同时调整了一些文件材料的保管期限。
5、原来长期的内容,上升了很大一部分为永久,进一步充实进馆档案的内容。
6、体现“以人为本”的原则,对涉及人的问题的档案文件的保管期限划分得更为慎重。
7、加大行政管理力度,将原来的“备案制”改为“审批制”。
三、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定》主要内容
十五条规定,一个附件(文书档案保管期限表)
第一条  为便于各级党政机关和人民团体(以下统称机关)正确界定文件材料归档范围,准确划分档案保管期限,使所保存的档案既能反映机关主要职能活动情况,维护其历史面貌,又便于保管和利用,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》,制定本规定。
第二条  本规定中的机关文件材料是指机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。
第三条  机关文件材料归档范围是:    (一)反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的,对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料;
反映本单位职能的:如工作计划、总结、工作会议、地方性法规规章、会议记录纪要、中长期发展规划
反映本单位基本历史面貌的: 如机构演变、大事记、人事任免等文件材料。
   (二)机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料;
有凭证作用的:机关房屋、土地、财产、物资和档案等交接凭证、合同和协议、职工购置福利住房的合同、协议和有关手续及国有资产管理等文件材料。
    (三)本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料;下级机关报送的重要文件材料;
重要收文:市委市政府、主管部门的通知、意见、报告、批复等文件材料。
  (四)其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。(其它有查考价值的)
第四条  机关文件材料不归档范围是:    (一)上级机关的文件材料中,普发性不需本机关办理的文件材料,任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料,供工作参考的抄件等;(不需办理的)
    (二)本机关文件材料中的重份文件,无查考利用价值的事务性、临时性文件,一般性文件的历次修改稿、各次校对稿,无特殊保存价值的信封,不需办理的一般性人民来信、电话记录,机关内部互相抄送的文件材料,本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料,有关工作参考的文件材料;(临时、重份的)    (三)同级机关的文件材料中,不需贯彻执行的文件材料,不需办理的抄送文件材料;(不需执行的)
    (四)下级机关的文件材料中,供参阅的简报、情况反映,抄报或越级抄报的文件材料。(参阅的)