接待方案.doc

接待方案为了安排法国葡萄酒制造专家组六位专家代表来公司进行指导工作期间的工作与生活,保证他们的健康和安全,特制定方案如下:一、接待时间:2011年10月24日(星期一)到2011年10月26日上午(星期三)二、接待地点接机地点:滨江国际机场参观地点:滨江公司生产车间、滨江公司葡萄种植园住宿地点:滨江星级大酒店三、接待对象:法国葡萄酒制造专家组六位专家代表四、接待负责人:总负责:接待办相关领导、秘书组杨某、行政组程某、保卫组刘某、宣传组李某、销售部张某、吴经理、翻译人员五、接待工作的前期准备1、发送邀请函,邀请法国专家组到公司进行指导工作,最后确定来访人数2、安排各部门人员的工作,宣传部负责宣传方面的工作,落实责任到人;保卫部负责保卫安全方面的工作,检查会场安全隐患,并及时处理掉;秘书组负责接待工作,给法国客人一个宾至如归的感觉,并制定详细应急方案3、预订来回飞机头等舱机票4、预订会议场地1)根据人数,确定预订会议室的大小2)会场的布置(提前2个小时),摆放好会场物品,调节音响、麦克风设备,播放相关资料测试多媒体3)联系陪同人员、讲解员和翻译人员5、安排欢迎法国葡萄酒制造专家组仪式1)迎宾,参观人员到达前10—20分钟,提醒相关人员做好迎宾工作2)会场接待,拉横幅“热烈欢迎法国专家的到来”并播放欢迎词6、预订接待期间专车的使用,租用车辆是奔驰,因为奔驰是一种身份地位的象征,总经理自驾车7、预定食宿安排,提前半个月预订,地点是滨江星级大酒店8、座谈会1)企业宣传(企业介绍PPT形式、集团宣传片)2)技术交流(技术人员PPT讲解并互动)3)拍照留念并存档4)会后整理(整理座谈会的相关材料,最后形成总结,还有会场的整理)9、公司生产车间和葡萄园的参观1)确定参观时间和路线,并通知车间人员和葡萄种植园人员做好各种准备根据参观的内容,提前两个小时和参观地的负责人联系,并告知其注意事项和询问准备的材料是否完整2)到场参观按路线进行参观,由公司内专职人员对参观地的情况进行解说,翻译人员进行翻译,专家提问的,尽量解答10、参观后的工作提前20分钟准备车辆,陪同来宾去就餐六、日程安排日期具体时间行程安排地点人员备注10月24日上午9:00-9:30到达机场接机XX国际机场出站大厅总经理及秘书、翻译、接待处主管鲜花、横幅,注意接待礼仪,安排三辆车。10:00-11:00接送专家到酒店休息XX五星级大酒店总经理及秘书、翻译、接待处主管注意时间、安全并附送日程等资料11:00-12:00自助午餐时间XX五星级大酒店餐厅总经理及秘书、翻译、接待处主管注意就餐礼仪。10月24日下午14:30-17:00参观公司葡萄园葡萄园总经理、公司种植顾问、葡萄园园长、翻译品种分析资料、地理环境分析资料17:30-19:00法式晚餐时间XX五星级大酒店餐厅总经理、公司种植顾问、葡萄园园长、礼仪小姐、翻译1要加置西餐餐具2按照字母顺序安排外宾次序10月25日上午8:00-9:00早餐时间XX五星级大酒店客房服务事先联系酒店安排早餐餐点9:30-11:00参观葡萄酒生产车间、公司生产车间总经理及生产部门负责人、公司生产顾问防菌服装10月25日下午11:30-13:00中式午餐时间基地接待厅总经理及生产部门负责人、公司生产顾问等1要加置中、西餐餐具2按照字母顺序安排外宾次序14:00-17:00座谈