接待方案.doc

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“第二届中国成都金融街发展论坛暨中国西部新资本力量峰会”
接待方案
节点一　接机方案(负责人:XＸＸ)
接机行程安排

1．自行确认订票情况记录飞机航班号，起飞时间,机票张数
２．熟悉嘉宾资料,发言X)
嘉宾娱乐休闲旅游交通大全
１． 嘉宾到达酒店房间以后,工作人员主动询问是否需要出行游玩，如果不需要请工作人员尽快退出让嘉宾自己休息。
２. 若嘉宾要出行游玩但是不需要工作人员陪同,请工作人员告知附近环境和景点等信息。
3.　若嘉宾需要工作人员陪同出行游玩,工作人员可以向财务部门预支费用以备不时之需。
旅游资料请见附件一
节点四 早餐（负责人XXＸ)
早餐安排
日期
时间
地点
安排
目的
２２
日晚
离开酒店前
香格里拉
将２3日行程交给嘉宾并告之嘉宾第二天会在7：4５准时打电话提醒起床
事先交待,避免第二天一早打电话太冒昧
23
日
7：３0
准时到达香格里拉门口
做好个人的准备如:化妆、衣着、头发等。
以更好的精神面貌接待嘉宾
7：4５
香格里拉大堂
准时给嘉宾打电话提醒嘉宾起床，如果嘉宾己经起床就询问嘉宾是否现在去餐厅,如果是就在电梯口等候,如果嘉宾需要晚一点下去就告之嘉宾自己8:10在电梯口处等候
让嘉宾按时起床用餐避免影响参会时间
７:４5—8:１0
香格里拉电梯口
到嘉宾电梯口等候，８:10准时给嘉宾打电话提醒，接到嘉宾后先关心的询问一下嘉宾昨晚的休息情况，并引领至餐厅，在路上可以简单介绍一下早餐的种类。如果中途遇到其他的嘉宾可以简单的介绍。
增进与嘉宾之间的沟通,让嘉宾觉得我们时时主刻刻都在关心他,并且让嘉宾按时用早餐以免影响参会时间
8:1０—８：40
香格里拉用餐区门口
嘉宾用餐时间,我在门口等候,嘉宾用完早餐后接到嘉宾,如果嘉宾有需要回房间可陪同到电梯口，并等候嘉宾下来,如不需要回房间则直接引领至会场。
让嘉宾吃完后可以及时引领至现场，不会让嘉宾四处走动以免耽误时间
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离开酒店前
香格里拉
针对自己陪同的嘉宾如果2４日离开那么则提前询问24日早晨是否需要提醒起床
让嘉宾有时时被关心的感觉
节点五 会务(负责人:XＸＸ）
节点六 会议结束(负责人:ＸＸX）
会议结束工作安排
1、　离场接待：
会议结束前场外陪同人员应做好接应准备，在嘉宾走出会场时及时接应避免嘉宾出场后无人引领,会议结束时会场内工作人员需带领嘉宾从前至后一排一排地有序地离开会场，避免嘉宾离场时出现拥挤现象,陪同人员接到嘉宾后应告知嘉宾6：3０为晚宴时间并询问嘉宾是否需要回房间，若嘉宾需要回房间则引领嘉宾回房自己在楼下电梯处等候并提醒嘉宾尽快下来参加晚宴，若嘉宾不需回房则直接带领嘉宾到XＸＸ厅参加晚宴。
２、 会场清理：
等待嘉宾全部离开后开始对会议现场进行清理,在清理过程中须做到如下几点:
（1)保证桌面整洁(收掉所有的水杯,桌上废纸等垃圾),收好所有会议用品(如嘉宾牌等),若发现嘉宾遗漏东西应及时给他们送去。
(２)保证所有凳子都推到桌子下面按原来位置摆放整齐，井然有序,保证会场地面干净，应及时捡走地面纸屑等垃圾，从会场后方向前逐排检查,特别注意角落的地方，做到整个地面不能有一片纸屑。
(３）撤走所有现场鲜花,并按指定地点堆放整齐,不随意扔弃、带走,对现场办公点的物品仔细检查并逐件核对确保没有任何损坏、丢失,若出现损坏或丢失等现象做好相应记录并及时追究责任,待检查完物品后将物品收好放回原来位置,公司的物品则带回公司
(4舞台上摆放有桌凳则将其搬回原来位置,检查舞台地面,保证舞台地面干净,检查舞台灯光是否关闭。
３、 舞台清理
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相关工作人员在会议结束后应关闭并收拾好电脑、音响、话筒等电器设施,保证所有设备安全完好地归还公司,不出现破损等现象,对舞台布置项目中需要付费的则对其合格程度进行检查若完全合格则按事先商量好的价格付费若效果不是很好则可跟供应商商量适当降低价格。
4、 现场检查
在做好前面所有工作后对会议现场及舞台等地方进行统一检查,保证前面工作做到位，保证现场得到全面清理,保证物品完好整齐,待检查完后关掉会场灯、空调离开。
节点七 答谢晚宴(负责人：ＸXＸ）
一、２３日晚上主要活动
既定活动:第二届中国成都金融街发展论坛闭幕式政府答谢晚宴
或有活动：会后嘉宾娱乐、散步、购物、咖啡等
二、活动的细节流程安排
(一)流程框架图
政府答谢晚宴
时 间：１8：３0
地 点:香格里拉大酒店ＸXXX厅
内 容:领导致辞;企业领导发言;融资专家作会议成果性发言；为达成意向的合作单位祝贺
出席人员:ＸＸXX
论坛结束
17:30