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档案室各项规章制度
河东区香山道小学
档案查、借阅、利用制度
一、查、借阅、利用学校档案,必须持有单位介绍信,注明利用者身份,查档内容和利用目的。严禁持信者查阅与本人有关的档案材料。利用本局一般档案,档案工作人员可直接提供,利用党政重要机密档案,需经局分管领导批准。
二、本校教职工,查、借阅、利用本部门移交的档案,可直接到档案室办理。查、借阅、利用其他部门移交的档案,须经移交部门同意方可查阅。利用党、政重要机密档案需经局分管领导批准。
三、凡是查、借阅、利用本校档案者都应按规定填写《档案查、借阅登记簿》、《档案利用效果登记表》、并及时反馈利用效果。利用者根据工作需要可以摘抄、复制有关档案内容。重要机密档案应按标准范围,并经档案人员审查同意,方可摘抄、复制。但不准抄录、复制与查档目的无关的档案内容,更不得持案卷到校外、社会上去复印。
四、本校档案案卷不得外借,上级主管机关、局内各部门工作需要借时,一般不超过七天, 借出的档案未经档案室同意不准转借其他单位、部门或人员。
五、利用档案资料要注意保守机密,不得翻阅与查档目的无关的内容,不得传播档案内容,要保守所用案卷的完整与安全、无损,严禁折卷、折叠、剪裁、涂改、增删、抽页,要保持案卷清洁,不得弄脏、划道。
六、档案人员要熟悉室藏档案情况,主动了解各项工作对利用档案的需求,完善检索工作,搞好资料编研,开展多种形式的主动服务,不断提高档案利用率。
文书保密工作制度
保守国家秘密是国家工作人员的义务和职责,每个党员都必须严格遵守党和国家的秘密,并同泄露党和国家秘密的现象作斗争,保卫党和国家的安全和利益,因此必须做到:
1、认真学习《保密法》提高思想认识,增强保密意识和责任感及法制观念,提高保密工作的自觉性。
2、发放文件应从工作需要出发,一般只发组织,不发个人。
3、文件的收发、分送、传递、借阅、移交、销毁等各个环节都应履行登记制度,做到事事有手续,件件有着落。
4、传阅机密文件应由指定人员或专人统一掌握,非经批准,不得擅自扩大机密文件的阅读范围。
5、阅读机密文件要在办公室或阅文室进行。
6、在外出递送、领取机密文件过程中,不准办理与递送、领取文件无关的事。
7、外出工作必须携带秘密文件的要经过领导批准,并采取安全措施。
8、机密文件必须存放在有保密保障的地方,并经常检查保管情况,不在不利于保密的地方存放机密文件、资料,对平时工作使用的秘密文件应随手入柜加锁。
9、工作调动时,必须把自己经管的秘密文件全部移交、清点、核对并办理移交手续。
10、机密文件要制定清查、清退制度,按时按数及时清退机密文件,在清查清理中发现丢失要及时清查处理。
文件立卷归档制度
1、归档文件材料要收集齐全、完整、教育局各科室形成的具有保存价值的文件都应收集齐全。
2、立卷时,案卷的组合要符合规定要求,按照文件形成的规律,区分文件的价值,本着今后查找利用的原则,以文件的内容为主,灵活运用文件的内容特征进行组卷。
3、立卷后,案卷标题要简明、确切、标题至少要包括三个特征,即:时间、作者、问题。(即案卷的概括内容)
4、文书卷的装订和封面要整洁美观。装订时首先要去掉文件材料中的金属物,如:大头针、区别针、书钉等,不能出现圆珠笔和铅笔字迹,文书卷的右侧和底边要取齐,材料一定要折叠整齐,装订牢固