公司参观接待流程和指引.doc

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前言
[适用围]：公司各部门
[规目的]：为规公司对外接待的管理程序，提高接待管理水平，做好公司对外来宾接待，展示公司礼仪好客的形象，特制定本规定。
**三阶段：来访当天，进展最终设备确认。
、工作人员到位
①接待前一日开会，最终确认审核各项事物的安排情况。
②接待当日，所有参与接待人员提前到岗。
③最终确认每项环节的安排，防止出现纰漏。
、领导会晤
①陪同人员参与会晤〔接待主负责人、副总、经理、总助、会议速记等〕。
②会晤期间，所有接待人员待命。
、完毕送行
①根据身份确定规格而定。
〔一级客户送至公司门口、汽车旁。二级三级客户送至公司门口等〕
②送行至门口或车旁挥手致意，方可离开。
4、接待来访后期总结工作
、回访、后期跟进
接待小组/具体工程组执行：
接待活动完毕后一个星期，给予对方回访，查看此次接待的反响，以及客人的意见。
对于会议上提出的相关问题进展跟进并执行。
、总结会议
接待活动完毕后，所有参与此次活动的重要职能部门参与总结会议。
总结并记录此次接待活动的利弊。
成员们提出，对于日后接待活动的意见，并逐渐修正完成各项具体流程。
、总结整理资料留档
接待小组收集每次接待的相关资料以及图片，整理归档。
相关部门收集整理接待相关资料以及图片，便于后期业务跟进。
5、特别考前须知〔详情参见附件三〕
6、原则特别申明
接待中涉及机要事务、秘密文电、重要会议，要特别注意，接待中既要熟练介绍公司情况，又要外有别，严守本公司商业，对不宜对方摄影摄像的场合，应向参观人员说明。
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【完毕语】
兹为促进公共关系扩大宣传效果兼顾公司特制订本规定，此规定从公布之日起执行，请各部门员工严格按照规定执行公司接待事务。
附件一***客户来访接待流程图
了解来访单位、领队、人数、目的、时间
接收来宾信息
了解到访时间、接送要求、预订酒店、预定返程票等
实施接待前的准备
申请部门填写新客户来访接待通知单
成立接待小组
欢送横幅
接待前会议准备
投影仪调试
预订酒店
预定返程票
安排会议室
宾客接送
会议室整理
驾驶员准时接送
办公楼门前迎宾
茶水等准备
接待部门或有关领导
参加人员通知
翻开空调或灯光
按领导安排订餐
会议中接待效劳
斟茶倒水效劳
接待部门领取参观牌
参观工厂
会谈完毕送宾客
会议完毕收拾
接待部门和有关领导陪同
就餐
送往酒店协助办理登记
酒店住宿
送客人到机场车站
送客人返程
交接预订票务
注：1、 为接待部门执行， 为接待小组执行。
2、 为需要才执行的流程， 为必须执行的流程
附件二
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***客户来访接待人员职责说明
一、接待接口人
1、处理接待信息
一般有两个来源：一是客人直接向管理工程部提出；二是对接客户人员提出的接待需求。并要有相关领导批准，并对其要求参观交流的容进展审查控制。
2、确定接待负责人
根据来访容协调确定接待负责人及接待助理，并向接待负责人及接待助理提供申请方的根本信息及联系方式。
3、归档保存接待记录
接待接口人归档，建立客户接待信息库，对其中有价值的信息知会相关领导。
每月向干部处及相关主管提交接待人员的表现情况，作为工作考核参考。
4、资料维护
负责组织对交流资料的维护。每半年检查更新一次，催促各资料编写人更新容。要符合公司宣传策略，把好信息关。
二、接待助理人
1、进展接待安排
①制定详细接待方案。
②确定来访的议题及来访时间、地点。
③明确双方与会人数、人员、职位。
④作好接待日程安排及议程安排。
⑤与接待负责人确认此接待方案。
⑥礼品资料准备。
⑦会议准备。
⑧填写任务令及工作联络单联系相关部门准备。
2、接待工作记录/意见反应
①填写"接待记录"，记录会谈的容、来访人员的信息资料等。
②接待后组织会议，收集意见。
三、接待负责人
实施接待：主持接待，按接待议程陪同客人参观，为客人讲解与客人交流。
附件三
***客户来访接待考前须知
一、接待考前须知：
1、接机
①举的牌子应该有公司名、人名和欢送辞。
②客人来了要主动接行，而且要挑最重的，就算推辞也要接过来。
③接机的车子要按生