公司文书及档案管理制度.doc

文书档案管理办法
根据公司发展的新形势以及新形势对文书档案工作的新要求,在二00二年版《文书档案管理制度》和《文书档案查(借阅)规定》的基础上,结合当前机构人员设置等因素,为做好文书档案工作,为生产经营工作更好地服务,特制定《公司文书档案管理办法》。
第一章文印室管理规定
第二条公司的文件,有打印必要时方予打印。内部传递的简单请示报告或其他不需打印的文件,一般不予打印。
第三条公司发文,需由起草人定稿抄正,经有批准发文权的领导签字同意后方准打印。一般文件的打印、复印、传真,须经所在部门负责人签字同意后才予办理;部门经理不在时,可经总裁办公室主任同意后办理。
第四条私人资料,不得在公司打印、复印或用公司传真机传送,以免影响公司的正常工作。
第五条文印室工作人员应认真做好本职工作,按时完成任务。对收到的文件资料,应及时给有关部门、人员送发,或及时通知有关人员到文印室取回,不得延误。
第六条文印室人员应树立严格的保密观念,不得随意将打印、复印或传真资料中有关商业秘密或公司管理中须保密的事项透露给他人,不得载留任何文件。
第七条文印室对送来打印、复印、传真的文件资料,应做好登记,并在月终作统计核算。属业务部门的,由各部门承担费用;属行政、管理部门的,统一列行政开支。
第二章文件收发规定
第一条公司的文件由办公室负责起草和审核,公司总经理签发;公司各部门的文件由各部门负责起草,办公室审核,总经理签发。
第二条文件签发后,送办公室统一安排打字,打印后送回起草部门校对,校对无误方能复印盖章。
第三条文件和原稿,由办公室分类归档、保存备查。
第四条属于秘密的文件,按保密制度办理。
第五条文件统一由办公室负责发送。送件人应将文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚,并向文件签发人报告报送结果。
第六条外来的文件由办公室专人负责签收,并分类登记。由办公室主任提出处理意见后,签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门,不得积压迟误;属急件的,应在接件后即时报送。
第七条传阅文件由办公室专人负责收回,对领导指示的文件,办公室应及时组织传达和落实。
第三章公司报刊邮件函电收发制度
第一条全公司公私报刊、外来邮件、外发公启、函电等由公司收发室负责收发。
第二条外发函电要求。
、电,经办人员应于每天下午××点以前将函件、电报底稿送到收发室,另填写挂号、平信、电报外发登记表。
××点以前,公司收发室应将当日外发函、电清点,累计送交邮局寄发。
第三条外来邮件管理
。
、纸包、包裹单、货运单等由收发室通知收件人到收发室当面签收。
、电和公司内职工私人信件,由收发室开具清单分放到各单位信报箱内。
(信架)信袋内,由个人自取。
,收发室应随到随清,及时分发,不得丢失损坏,搁置延误;对国外来函应检查封口、邮戳,如发现被拆封或邮票被撕应拒绝签收,并向邮局反映查明原由。
、汇款单、包裹单、货运单等的收件人,在收发室通知发出后,应随即到收发室领取邮单,并及时去邮局取款取件。超期罚款收发室概不负责。
第四条报刊收发
(1)收发员每天对邮局送来的报刊应对照邮局分送清单分类清点,发现有差错应及时登记并要求补缺退任。
(2)收发员收到邮局送来的报刊后应及时分发、不得耽搁延误。收发员清点分发报刊时间为××小时,任何人不得进入收发室。
第四章公司文件管理规定
(一)总则
第一条为减少发文数量,提高办文速度和发文质量,充分发挥文件在各项工作中的指导作用,特制订本制度。
第二条文件管理内容主要包括:上级函、电、来文,同级函、电、来文,本厂上报下发的各种文件、资料。
第三条按照党政分工的原则,全厂各类文件分别由党委办公室和厂部办(以下简称两办)归口管理。
(二)收文的管理
第四条公文的签收
(除厂领导订启的外)均由厂收发员登记签收(由上级或邮电局机要通讯员直送机要室的机要文件除外)后分别交两办机要秘书拆封。在签收和拆封时,收发员和机要秘书均需注意检查封口和邮戳。对开口和邮票撕毁函件应查明原因,对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。
,要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定,如果其中一项不对口,应立即报告上级机要部门,并登记差错文件的文号。
第五条公文的编号保管
“文件处理传阅单”,并分类登记编号、保管。须由工厂承办或归档的厂领导亲启文件,厂领导启封后,也应分别交两办办理正常手续。