人事档案管理办法.doc

XX厂规章制度发布通知
 XX规章〔2016〕第20号
《XX厂人事档案管理办法》已经于2016年3月25日通过,现予发布,自发布之日起施行。
厂长:
2016年3月25日
规章制度控制表
制度
名称
XX厂人事档案管理办法
制度
编号
CPIMDCFRD-03-05-2016-03
版本
签发日期
下次评估时间
起草人
部门
审核
分管领
导审核
签发人
是否
修订
本制度(或本次修订)的主要内容


解释
部门
人力资源部
实施及完善执行人
人事管理专业
XX厂
人事档案管理办法
第一章总则
第一条为加强XX厂(以下简称企业)人事档案管理工作,进一步提高人事档案管理水平,保护和利用档案,为人才队伍建设服务,制定本办法。
第二条本办法适用XX厂。
第三条人事档案按规范、分类与安全与保密进行管理。
第二章管理职责
第四条人力资源部是企业员工所有人事档案的归口管理部门。
第五条人力资源部人事管理专责负责人事档案资料的收集、归类、鉴定工作;办公室档案管理人员负责归档资料的整理、存放、保管、转递、查阅、借阅等工作;人事档案资料的归档由人力资源部人事管理专责和办公室档案管理人员共同进行。
第三章内容与分类
第六条人事档案正本的内容与分类如下:
第一类:履历材料;
第二类:自传材料;
第三类:鉴定、考核、考察材料;
第四类:学历和评聘专业技术职务材料(包括学历、学位、成绩、培训结业成绩表和评聘专业技术职务评审表、考绩表、审批材料等);
第五类:政治历史情况的审查材料(包括甄别、复查材料和依据材料、党籍及参加工作时间等问题的审查材料等);
第六类:参加中国共产党、共青团及民主党派材料;
第七类:奖励材料(包括科学技术和业务奖励、模范争先事迹);
第八类:处分材料(包括甄别、复查材料,免于处分的处理意见等);
第九类:录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退休退职材料及各种会议代表登记表等材料;
第十类:其它可供组织参考的材料。
第七条制作由上级公司管理的领导班子成员人事档案的副本,副本为正本(不含一、十类)材料的复印件。
第四章人事档案的管理
第八条人事档案管理包括:
收集、鉴别和整理人事档案材料;
办理人事档案的查阅、借阅和转递;
人事档案的统计、安全、保密、保护工作。
第九条收集、鉴别和整理
(一) 收集各类人员的任免、调动、考察考核、培训、奖惩等工作中形成的反映德、能、勤、绩、廉等方面的材料,以及本人填写的履历表、本人自传、组织鉴定等材料。
(二) 对收集的材料进行鉴别。对真实、完整齐全、文字清楚、手续完备的归档材料进行归档,不属于归档范围的材料不得归档。对需要销毁的材料,销毁前必须详细登记,并报请主管负责人审查批准后进行。
(三) 整理档案材料统一使用A4规格的办公用纸,不得用圆珠笔、铅笔或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写。档案卷皮、目录和档案袋的式样,实行统一的制作标准。
第十条查阅、借阅和转递
(一) 查阅和借阅人事档案必须认真填写《查阅(借阅)人事档案审批表》(见附件1),按照查阅、借阅人事档案的有关规定办理审批手续。凭借阅单位介绍信及查阅人证件查(借)阅人事档案。
(二) 档案管理人员要根据规定,确定是否提供或提供哪类材料。
(三) 任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属档案。档案工作人员本人及在回避范围内的亲属档案,由指定的专人保管。
(四) 档案一般不允许外借,如必须借出使用时要说明理由,经人力资源部门负责人报请分管领导批准,并严格履行手续后才可借出。任何人不得擅自将档案转借他人。对借出的档案要按限期归还。
(五) 员工工作调动或职务变动后应及时转递本人人事档案,人事档案转递必须填写《人事档案转递审批表》(见附件2),履行审批手续。
(六) 人事档案应通过机要部门转递或派专人送取,不准以平信、挂号、包裹等公开邮寄或本人自带。
(七) 档案管理人员在转递人事档案之前进行一次认真清理,保证档案材料齐全完整,转递时不得截留任何材料。
(八) 转递人事档案必须按统一规定的《人事档案转递通知单》(见附件3)详细登记,严密包封。
(九)收到档案的单位经核对无误后,经办人在转递回执单上签字并加盖公章后返回原单位。逾期一个月未收到转递回执单时,原单位应进行催问,以防档案丢失。
第十一条企业领导班子成员的人事档案正本由蒙东能源集团公司保管,副本由企业保管。
第十二条企业领导班子成员退休后,其档案正本退回企业,由企业转交地方退管中心进行保管。不能转交地方退管中心保管的,暂由企业保管。
第十三条员工解除劳动合同,到其他单位就业的其档案