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青岛****有限公司
内部控制系列文件
020112
固定资产管理
第1版
批准:
2013年01月发布2013年1月实施
青岛****有限公司
2/16020112-财务管理-固定资产管理2/16
版本状态记载
版本
实施日期
更改单号
更改原因
编制
审核
批准
A/0
2013年1月15日
无
根据控股公司内控要求
3/16020112-财务管理-固定资产管理3/16

本程序规定了公司固定资产日常管理的具体要求,旨在规范固定资产入账、折旧、保管、维修、转移、盘点、闲置、出租、报废和出售等各项工作,防范固定资产管理中的潜在风险。


,是为生产商品、提供劳务、出租或经营管理而持有,单价2000元以上(含2000元)且使用寿命超过一个会计年度的有形资产,下列资产作为固定资产:
房屋建筑类:所有房屋、建筑物;
机器设备类:分拣流水线、地磅、监控器、手持终端、地牛、采集器、传送带、叉车;
运输工具类:机动车辆、电动车;
IT设备类:电脑、采集器、高拍仪、摄像头、监视仪、服务器、工控机、LED显示屏、投影仪等
办公设备及其他类:打印机、传真机、扫描机等办公设备;
。
,并建立固定资产明细账;综合管理中心建立实物台账,管理对应固定资产实物。
、综合管理中心共同举办固定资产管理程序培训,对各部门人员进行系统培训。参加固定资产培训的管理人员包括:
综合管理中心负责固定资产管理岗位的员工;
全体工程或项目管理员工;
财务管理中心全体员工;
各部门负责人和高级管理人员。
、财务管理中心人员分配到固定资产管理岗位前,必须参加培训,培训考核合格后上岗。

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“谁使用,谁申购”的原则,由需求的使用部门申请人填写《固定资产请购单》,部门负责人审核后,综合管理中心、财务管理中心核实该申请人所属部门及个人现存固定资产情况并出具审核意见,总经理或执行总裁或总裁审批。
:
采购金额
总经理
执行总裁
总裁
董事会
股东会
10万元(含)以内
批准
抄送备案
抄送备案
/
/
10-50万元(含)以内
/
批准
抄送备案
/
/
50-200万元(含)以内
/
/
批准
/
/
200万元以上
/
/
批准
抄送备案
抄送备案
《固定资产请购单》获批后,由综合管理中心在请购单上统一编号,编号采用代表年份的四位数字-三位流水号,根据请购单上的要求寻找供应商,按照“货比三家、价格透明、优中选优”的原则,进行询价、比价、议价、定价,拟定采购合同或协议报部门负责人审核,财务管理中心审核,总经理或执行总裁或总裁审批后实施采购()。


综合管理中心收到供应商的到货通知后,通知使用部门及专业技术人员根据请购单、采购合同或协议、供应商发货单等对所购固定资产的品种、规格、数量、质量、技术要求及其他内容进行验收。

公司自行建造的固定资产,在投入使用或达到可使用状态时,由制造部门、综合管理中心、使用部门共同验收,并对质量、技术要求等进行验收,验收合格后移交使用部门投入使用。

《固定资产验收单》,综合管理中心按照固定资产编码规则确定编号(条码)并粘贴《固定资产标签》。固定资产验收单设置“保管人签收”栏,验收合格后,此项资产的保管能确定具体使用人的,其应在“保管人签收”栏处签字。如:
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直接归个人使用的:电脑、手持终端、电动车等,其使用人为保管人;
某些机器设备,亦可能是分配到专人使用,其使用人为保管人;
某些机器设备可能在小范围内使用,如打印机,可能几个员工共同使用,应指定当中主管或经验丰富人员作为保管人;
汽车、叉车、分拣线等分配到部门使用的,部门负责人作为保管人;
若某项固定资产在实际工作中无法确定具体保管人的,由使用部门负责人妥善安排保管,并在“保管人签收”栏签字。
《固定资产验收单》一式两联,一联由综合管理中心归档,一联交财务管理中心作入账凭证。财务在审核请购单、发票、合同(协议)与实物验收单相符性及审核验收单相应栏目签字的完整性后方可入账。
,综合管理中心建立《固定资产实物台账》,财务管理中心在财务信息系统中录入固定资产信息,包括:资产类别、资产编号、资产名称、规格型号、附件配件、数量、价格、入账时间、发票号、供应商、使用部门、保管人、存放场地、备注等,编制相应会计凭证。

。各类固定资产折旧年限及残值率规定如下:
类别
折旧年限(年)
残值率(%)
房屋建筑类
30
5
机器设备类
5
5
运输工具类
5
5
IT设备类
2
5
办公设备及其他类
2
5
固定资产装修
3
5
,应当按照估计价值确定其成本,并计提折旧;待办理竣工决算后,再按实际成本调整原来的暂估价值,但不调整原已计提的折旧额。
,即已经提足该项固定资产的应计折旧额,不论能否继续使用,均不再计提折旧;提前报废的固定资产,也不得再补提折旧。
,应予资本化,作为长期待摊费用,合理进行摊销,不得计提折旧。
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,建立《固定资产实物台账》,并在实物上粘贴《固定资产标签》,负责实物管理。公司对固定资产设立条码进行管理,规则如下:
资产类别+采购地(公司)代码+部门代码+资产代码+流水号
XX-XXX-XXXX-XXX-XXXXX
流水号
资产代码
部门代码
采购地(公司)代码
资产类别
资产类别:两位数字编码
10房屋建筑类;11机器设备类;12运输工具类;13IT设备类;14办公设备及其他类
采购地(公司)代码:三位数字编码本公司为028
部门编码:中心及部门代码:中心为两位数字代码,部门为两位数字代码。
中心
部门
代码
综合管理部
经营管理团队
0100
行政部
0101
人事部
0102
后勤管理部
0103
品控中心
稽查部
0201
客服部
0202
财务中心
财务部
0300
0400
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运营中心
0401
0402
0403
0404
0405
0406
青岛直营
0501
0502
0503
0504
0505
0506
0507
0508
0509
济南分公司
0601
0602
0603
0604
烟台分公司
0701
0702
0703
0704
网管中心
0800
Ø资产代码:三位数字编码
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代码
房屋建筑类
代码
机器设备类
代码
运输工具类
代码
IT设备类
代码
办公设备及其他
101
自有生产场地
201
动力传输皮带
301
货车
401
电脑主机
501
保险柜
102
自有办公物业
202
无动力传送带
302
客货车
402
电脑显示器
502
文件柜
103
自有宿舍
203
分拣台
303
轿车
403
手提电脑
503
打印机
204
叉车
304
摩托车
404
PDA
504
传真机
205
地牛
305
电动自行车
405
有线采集器
505
扫描仪
206
地磅
306
电动三轮车
406
无线采集器
506
碎纸机
207
电子台秤
307
货车尾板
407
高拍仪
507
考勤机
208
分拣框
…
408
摄像头
508
办公家具
209
打包机
409
监视仪
509
空调
210
手推车
410
服务器
510
热水器
…
411
工控机
511
电视机
412
LED显示屏
512
冰箱
413…
投影仪
513
微波炉
514
税控机
流水号:5位流水号00001~99999
批量验收入库的固定资产每一个都需要分配流水号。
固定资产验收入库时,按编码规则分配和生成条码信息。条码是该资产在公司内的唯一身份识别编码,不随资产位置转移而变化。固定资产条码需粘贴在《固定资产标签》上,并在日常的盘点中查缺补漏。
,固定资产入账及计提折旧。
,标签使用耐用材料或专用标牌并将其固定或粘贴在固定资产的明显部位。
,应考虑其它的办法在明显部位标识编号。
,固定资产编号和标签应当使用总号分项办法编号和制作标签。以防止成套设备被不恰当地拆分使用。
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,发现标签脱落或磨损严重时,应立即更换或重新制作。
。固定资产的保管责任原则上落实到固定资产使用部门或个人,各职能部门负责人对本部门的固定资产负安全保管责任,。
(车辆)进行投保。投保时由综合管理中心提出申请,经财务管理中心及总经理审批后,办理投保手续。
。
、转移及处置等原因而发生变动时,综合管理中心提出变更申请,经财务管理中心及总经理审批后办理投保转移、解除等相关保险手续。
,不得擅自调配、挪用、调离、转借他人、自行拆卸、维修和改变其原有面貌。使用过程中出现问题应及时通知综合管理中心进行处理。
,由综合管理中心按固定资产台账明细清点,变更台账并及时通知财务管理中心。固定资产使用者在使用过程中产生丢失和损坏的,不能使用的,应及时报综合管理部,其根据实际情况进行判断。对损坏或短缺者按价赔偿,综合管理中心应及时协调财务部进行帐务处理。

,必须有详细的可行性研究报告,并报总经理或执行总裁或总裁审批,。
,预防性维修计划经总经理批准后由维修部门负责执行。
,其中信息技术部管理的关固定资产由信息技术部负责维修。外包维修或送外维修必须事先在预防性维修计划中予以说明。
,应当由使用部门填写《固定资产维修申请单》,部门负责人审核后,报总经理或执行总裁或总裁审批(),由综合管理中心执行。采购维修用材料和零部件应当按采购管理程序进行。原则上,应聘用原设备制造企业指定的特约维修单位维修人员进行维修。如需聘用非特约维修单位进行维修时,应当陈述理由经
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总经理批准后方可聘用维修。
,必须由信息技术部人员先将硬盘撤除或制作备份资料后格式化清除储存资料数据后方可送出。
。财务管理中心负责建立固定资产维修费科目进行会计核算。
,应根据被拆拼设备的金额情况向总经理提出申请,申请被批准后由综合管理中心实施拆拼。
,对拆拼维修后的固定资产价值进行重新估价并作账面调整。

,使用部门负责填写《固定资产内部转移申请单》,转移申请单经总经理批准后由综合管理中心对固定资产实施拆拼或内部转移。财务管理中心和综合管理中心根据批准后的转移申请单,及时办理固定资产台账记录更新。

。
,包括帐帐核对、帐物核对和账卡核对。核对过程中如果发现有差异,如发生毁损、灭失等情形的,应立即查明原因,并由综合管理中心书面认定,经公司总经理审批后做相应盈亏处理。对车辆、房产及其他重大固定资产,差异金额在5万以上的应上报执行总裁审批。财务管理中心收到经审批的盈亏处理报告后应及时进行账务处理,并按当地税务部门要求办理相关手续。
。资产清查小组由总经理领导,综合管理中心、财务管理中心牵头负责实施。参加固定资产实物盘点的人员包括:综合管理中心、财务管理中心、内控或审计人员和各部门资产管理人员。财务管理中心负责记录《固定资产盘点表》。盘点表应经实物保管人和部门