2017会议方案的拟制及筹备.doc

2017会议方案的拟制及筹备
2017会议方案的拟制及筹备
下面是小编整理的会议方案的拟制及筹备,包含了会议的所有流程,欢迎大家阅读!
一、会议方案的研制到通知下发的全过程
初稿拟定
一个大型、特大型的会议方案的初稿应包括会议名称、会议主题、会议时间、会议地点、会议日程安排、参会人员、任务分工和组织领导等内容。
经费预算
经费预算是指在开会前将所用到的会议经费做出一个和实际预算偏离不远的相对精确的估算。有人说预算对于部门财务管理或会计人员最擅长。但不管是财务/会计或非财务/会计人员,在做预算前都应该在大脑里有一个比较清晰的轮廓:在哪些项目、材料、物品、东西上会产生经费。不说是面面俱到,但应该考虑全面、细致。比如,既然有人来开会,肯定要解决他们的吃饭问题,就会相应产生食宿费。再者,开会的场地必然是临时租用,又会产生场地租金费。又如,开会若需给参会人员派发一些会议资料、纸和笔等,又会产生资料物品费。另外,如果是开一些针对性强、覆盖面广、理论性学术性强的会,邀请一些远道而来的专家来授课,专家的授课费和在往返路途产生的费用也都是要纳入到经费预算范畴之列的。
所以综合以上因素来做预算的话,就包括:
①食宿费:每人每天的食宿费×开会总天数×总人数
②场地租金费:看场地的租借方以怎样的方式来收费。如果对方以天数来算,则乘以开会总天数;如果以次数来定,则乘以开会总次数。
③会议资料印发费
④专家的授课费、往返的差旅费
⑤可能产生的其它费用
领导审批
领导审批是一个必须和重要的环节。在拟好会议方案的初稿、做好会前的经费预算后,再以请示的方式呈报上级相关领导审示。在领导审示后如对某些内容作了较大幅度的修改,需根据领导的意思修改好后再呈报领导。如果只是对文本稍作改动,则视具体情况而定。只有经各位领导审批签字后,才可以做下一步的事情。
任务分工下发
在修改好并经上级领导审示无问题后,就可以将领导批示和任务分工一起印发给相关部门。
通知下发
通知下发,这里的针对对象主要为会议主办方的下一级单位;若需请会议主办方的外部平行单位参会则以发邀请函的形式邀请其前来。
二、会议通知
对象为本单位内
包括会议名称、会议主题、会议时间、会议地点、会议日程安排、参会人员等。
对象为下一级单位
同样涵盖有会议名称、会议主题、会议时间、会议地点、会议日程安排、参会人员等多项内容。
会议邀请函
以发邀请函的方式邀请本单位以外的平行单位参会。
三、模板
会议须知模板见《办公小技巧六》
会议通知模板略
会议通知很简单,首先前言部分表目的,为