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接待手册
总则
为规范公司来宾接待程序,特制定本制度。
公司来宾接待工作由行政部统一管理。
凡来公司检查工作、参观指导的来宾均由行政部统一安排。需公司领导接待的,由行政部上报。
凡来公司检查指导的上级领导及检查团,行政部按需要组织落实接待人员、接待路线、会议室、接待交通工具、用餐、住宿安排等。
行政部要对各种接待工作登记造册,包括来访者单位、姓名、人数、对方联系方式、时间、内容、接待部门等。
对直接为访的部门和人员,应先报行政部做出安排好接洽,一般不准擅自接待。特殊情况应在接待后及时将来访情况,接待内容报行政部备案。
来宾在公司内的一切活动,须由接待人员陪同,不得使其擅自活动。
,凡涉及参观重要岗位,索取重要资料等事宜,均须报请公司领导批准,参观过程中,接待人员要严格尊守保密制度。
参加会议的,行政部要进行会议记录与整理,以及相关资料(照片、光盘)的归档整理。
接待标准
特级标准
政府机关正、副部级以上人员视察公司时按特级标准进行接待。
一级标准
政府机关副厅局级以上,副部级以下及重要业务单位企业负责人、大型企业副总经理以上来宾按一级标准接待。
二级标准
政府副处级以上,副厅局级以下来宾及中小型企业副总经理以上领导和重要业务客户按二级标准接待。
三级标准
一般来宾(包括正常业务往来,工作关系)按三级标准接待。
接待程序
各类接待工作需要先填写接待申请表,报送行政部确认,了解来访者的级别、目的和要求,根据接待标准拟定接待程序。公司领导批准后,通知对口部门承办。
特级标准、一级标准、二级标准由行政部统一安排接待路线及接待分工。三级标准由对口部门负责安排接待路线,行政部负责指导、配合。
接待流程图:
相关部门接到接待通知
填写接待申请单
报送行政部
行政部根据来宾标准确定接待标准
行政部下发接待单组织接待
相关部门配合行政部做好接待工作
接待工作完成并新闻挂网与信息存档
接待要求
领导车队驶进公司大院时,前后大门各安排一名保安,并致礼,确保领导考察车辆畅通无阻。
会议室投影仪、音箱、话筒正常运行,空调按天气温度提前30分开启。
公司所有办公室、过道,办公区域和公共区域收拾整齐干净,卫生无死角。
接待人员服将得体,精神气质佳,礼貌回答参观者提问。
大门口需有欢迎条幅。
会议室布置整齐,按人数摆好宣传资料、台签、水果和鲜花。
会议室准备好笔记本电脑和投影仪,并按接待需要准备好相关汇报材料。
全程安排专人拍照。
全程会议记录的整理归档及内网挂网。
接待主持及陪同人员
特级、一级接待标准
主持及主陪人员:董事长
陪同人员:公司副总,行政部负责人及根据客人来访目的安排相关部门负责人。
二级接待标准
主持及主陪人员:公司副总
陪同人员:行政部负责人根据来访目的安排相关部门负责人陪同。
三级接待标准
主持及主陪人员:行政部负责人
陪同人员:根据来访目的安排相关部门负责人陪同。
接待标准
特级接待标准
会议室采购费用,按15元/位配置;
其他接待用品费用(横幅、欢迎牌、纸巾等)按实际花费支出;
餐饮费用:200-300/人
住宿费用:按五星级标准400-600元,特殊情况由董事长直接调配;
娱乐费用:按人数和所对应的特级接待标准场所来定。
一级接待标准