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采购助理工作交接
工作交接
职位:采购助理
交接人:
日期:2014年10月13日星期一
一、物资交接:
桌面物品:文件架1个,电话机一台,电脑一台(开机密码:2322****)、采购订单文件夹3本。
抽屉物品包括:订单进度章3个(分别为未付款、急付款、未开发票章)、发票夹包一个、8-10月入库单送货单文件袋、订单签收表、财务类报销粘贴单。
文件柜物品:各类采购订单存档(分别为三个类别:a综合文件夹、b名称性文件夹、c号别文件夹)
二、电脑文档交接
所有工作电子文件均储存于电脑E盘:
a采购每日更新表
b采购手册资料
c常用资料
E盘360安装包360d供应商资料管理
e采购订单
f付款申请单最新版
g快递面单打印模板
a采购每日更新表文档中所含文件:
1、采购文件模板
2、13年10月采购每日更新资料
3、2013年每日更新文
4、2014年1-6月对账单
5、付款回单(注:以往付款回单可在此文档查询)
6、润华铝业12-3月对账
7、财务每月对账
a采购每日更新表8、

(注:采购订单具体内容及进度可查询此表格)
(注:此表格未采购部每月现金账明细,现金账单价需每月5号前发送总经理、财务部)
(注:此表格记录每月除现金账以外的实际来料数量、单价、退货明细,需每月5号前发送总经理、财务部)

(注:来料送检、入库表格)
(注:采购订单盖章审批表)
注:a采购每日更新表文档中所含文件为日常所用电子档重要表格,特列出以上明细,b、c、d、e、f、g类均不列明细。
三、工作交接:
日常工作内容:
1、新采购订单需填写合同签订审批表,每天下午4点前及时交给总调度审阅批示后交行政部盖章,原件扫描发送采购员,之后原件交予财务部,复印件留采购部存档并跟踪进度。
2、做好各类文件及采购进度的登记与存档,做好往来业务单据的登记。
3、编制采购部门的日报表及月报表,报表包括采购每日更新表、现金账、来料明细(现金账和来料明细分别为现金采购物资及订单采购物资,两表为采购部每月全部采购入库物资)。
4、采购来料送检,并做好品质送检报告的保管,根据送检报告良品入库,不良品及时反映采购员处并做出退货处理。退货时开具退货出库单,一式三联,供应商一联、财务一联、白联采购存档,
5、负责申请与报支采购费用(采购资金申请包括采购现金资金、月结资金及付款申请、合同付款申请),付款申请以邮件方式向财务部提出。
各类工作内容:
1、每月1—5日将上月现金账和来料明细发送至财务部,单价必须填写清楚,如无单价的需在备注栏写清楚原因。
2、每月1-5日将采购每日更新表、现金账、来料明细发送总经理、总调度、采购经理。现金账必须写清楚用途及申请人,如不清楚可问采购经理。
3、采购订单存档查询,见电子档采购每日更新表中订单位置。订单存档分为两种方式:a存档(存档分别有两种,一种为常合作供应商,一种为偶尔性合作供应商。常合作供应商存档文件夹会标明公司名字,偶尔性合作供应商存档文件夹名称为综合文件夹)、b号别(别号文件夹分别为1号、2号、3号等,如采购每日更新表中订单位置显示的是,即是3号文件夹中的27页)
未完成工作内容:
东华五金4月份退货于9月份返回物品,由于仓库暂未清点数量,后续退回仓库清点数量。
各供应商来料不良品未退货均在采购部样品区内,并标注有厂家、来料日期、型号及数量(无锡光泰8月29日78-120透镜装箱数为17套)。
金致卓(订单号:)PCB板根据订单尚需来料1000pcs,需提供材料供应商方可生产(具体情况可联系供应商0755-2997****),其他订单未来料见采购每日更新表。
欣盈前期来料一直未入库,物品均在研发部,10月13日来料已入库。
未尽说明事宜,在工作中请随时咨询。
监交人:交接人:接收人:
日期: 日期: 日期: