公司采购管理办法.doc

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江苏统一安装国家一级企业Jiangsuunifiedinstallationatthenational
levelenterprise
江苏统一工业设备安装有限公司
采购管理办法
第一章总则
第一条为了提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本,满足公司对优质资源的需求,进一步规范物资采购流程,加强与各部门间的配合,特制定本制度。
第二条公司采购工作应当遵循公开,公平,公正,诚实信用、注重效率及维护公司利益的原则:
第二章工作职责
第三条行政部门作为公司采购的职能部门,负责公司采购工作的具体管理和采购项目的审核及具体实施。其主要职责包括:
(一)贯彻执行公司采购的政策和各项规定;
(二)会同公司财务和相关部门制定公司采购计划,并负责具体组织实施。
(三)负责采购项目的验收工作,负责与供应商联络及提供售后服务。
(四)完成公司领导交办的其他采购工作。
第三章公司采购项目范围
第四条公司采购项目的范围:
(一)办公类:办公营业用房、办公家具、电气设备、办公设备和交通运输设备、电子及网络设备、通讯设备、安防设备、大宗的印刷品、办公用品和消耗材料、广告和宣传用品等。
(二)工程类:办公营业用房的装修工程,计算机网络系统、应用软件开发等项目。
(三)服务类:专业咨询、工程设计、设备维修、应刷制作、财产和人身保险、系统培训和会议及有关社会服务等项目。
(四)公司领导认定需采购的其他项目。
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一安装国家一级企业Jiangsuunifiedinstallationatthenationallevel
enterprise
第四章公司采购方式和工作流程
第五条公司采购方式采用借款冲帐方式、个人先行垫付2种方式。
(一)借款冲帐方式:是指在财务借款(支票)采购的方式。可采用此种方式采购的条件如下:
1、采购所需金额高于公司规定的现金报销金额的;
2、采购支付方式为支票付款的;
3、采购的货物规格、标准统一,现货货源充足且价格变化幅度小的;
4、只能从唯一供应商采购的;
5、发生不可预见的紧急情况,不能从其他供应商采购的;
6、必须保证原有采购设备一致性或服务配套要求,需要继续从原供应商处增购配套项目或设备的。
(二)个人先行垫付方式:是指由个人先行付款采购的方式。采用此种方式采购的条件如下:
1、采购金额低于公司规定支票支付金额的;
2、公司领导临时通知进行的采购工作。
第六条公司采购工作流程(见下表)。
公司采购工作流程
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(后附:《采购审批单》)
第七条请购的规定及申请流程
(一)请购的规定
请购:是指公司员工对于工作中需要用到的办公用品、原材料、设备设施等物品的需求,向上级部门,或采购部提出请求的过程。
1、请购1000元以内的物品,申请必须提前5个工作日提出;
2、请购1000元以上的物品,申请必须提前10个工作日提出;
3、请购单必须填写完整后,提交部门负责人和总经理批准;
4、采购人员进行采购工作;
5、保管员验收签字后,财务方可付款,并以请购单做入库登记。(后附:《请购单》)
(二)请购的申请流程:
1、申请人提请,采购部填写价格,时间等,采购人员必须提交最少3份独立采购报价及有关信息进行审批。
2、采购部门负责人对所调价格进行审批,并填写请款单;
3、采购人员执行采购工作;
4、保管员验收后至总经理和财务确认验收并签字;
5、完成后请购单正本及所有采购报价报告由财务存档,采购负责人留复印件及采购点评以作留存备份。
(三)请购单提报规定
(1)请购单应按照要求填写完整、清晰,由公司领导审核批准后报采购部门;
(2)请购部门在提报请购单时应要求采购部接收人签字,请购部门备份;
(3)涉及的请购数量过多时可以附件清单的形式进行提交,为提高效率该清单的电子文档也需一并提交;
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(4)遇公司急需的物资,公司领导不在的情况,可以电话或其他形式请示,征得同意后提报采购部门,签字确认手续后补。
(5)如果是单一来源采购或指定采购厂家及品牌的产品,请购部门必须作出书面说明。
(6)请购单的更改和补充应以书面形式由公司领导签字后报采购部。
(四)请购单的接收及分发规定
1、请购的接收要点
(1)采购部在接收请购单时应检查请购单的填写是否按照规定填写完整、清晰,检查请购单是否经过公司领导审批;
(2)接收请购单时应遵循无计划不采购,名称规格等不完整清晰不采购,库存已有的物资不采购的原则;
(3)通知保管员核查请购物资是否有库存;
(4)对于不符合规定和撤销的请购物资应及时通知请购部门。
2、请购单的分发规定
(1)对于请购单采购部应按照人员分工和岗位职责进行分工处理;
(2)对于紧急请购项目应优先处理;
(3)无法于请购部门需求日期办妥的应通知请购部门;
(4)重要的物资等采购前应征求公司总经理的建议。
3、采购周期的规定
(1)常规商品采购周期在7天;
(2)遇到紧急采购应汇报公司领导采取快速优先采购的策略,紧急采购商品周期在3天时间。
(五)询价及其规定
1、询价时应认真审阅请购单的品名、规格、数量、名称,了解请购物资相关的要求,遇到问题应及时的与请购部门沟通;
2、属于相同类型或属性近似的产品应整理、归类集中打包采购;
3、对于紧急请购项目应优先处理;
4、所有采购工作必须向生产厂家或服务商直接询价,原则能不通过其代理或各种中介机构询价;
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5、对于请购部门需求的物资或设备如有成本较低的替代品可以推荐采购替代品;
6、遇到重要的物资或预估单次采购金额超大的采购情况,询价前应先向公司相关领导汇报基本情况;
7、询价时对于相同规格和技术要求应对不同品牌进行询价;
8、比价采购的供应商均应具备一定资质和实力,具有提供我公司所需物资
的能力;
9、在询价时遇到特殊情况应书面报请公司领导批示。
第五章公司采购的监督与管理
第八条公司财务部门对公司采购工作进行全过程监督检查。其主要公司采购应严格按照批准的预算执行。
第十条在公司采购活动中,采购人员及相关人员与供应商有利害关系的,必须回避。
第六章附则
第十一条本管理办法由公司行政部解释和修订。
第十二条本管理办法自下发之日起实施。
附:《请购单》
请购单
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注:申请单位或个人应详细填报上表中各项部门负责人:
复核人: