国际学术报告厅使用管理规定.doc

国际学术报告厅使用管理规定.doc国际学术报告厅使用管理规定
国际学术报告厅是学校举行重要会议与学术报告的主要场所,也是学校对外的一个重要窗口。为规范学术报告厅的日常管理,更好地发挥报告厅的作用,服务于学校各项工作,现对报告厅的使用作如下规定:
1、国际学术报告厅由校长办公室统一管理,统筹协调安排使用。报告厅的使用只限于举行会议和学术讲座等重大活动。
2、学校会议由校长办公室直接通知报告厅管理人员。各职能部门、学院使用报告厅,按照“申请优先、兼顾重点”的原则,使用单位须提前三天向校长办公室电话咨询(88872559)报告厅使用情况,在确认报告厅使用时间没有冲突的前提下,及时填写《湖南师范大学国际学术报告厅使用申请表》一式两份,申请表可在校长办公室网站上下载,按要求填写后送校长办公室审批。审批同意后,使用单位办理相关手续后方可使用。报告厅实行有偿使用,使用单位须按学校规定向学校财务处缴纳场地租金。使用单位若在办理使用手续后需要变更或取消使用计划的,须在预约使用日前一天通知校长办公室。
3、报告厅原则上提前一小时开门,若有特殊情况需要提前一个小时以上开门的请提前告知管理人员。布置场地需要半天以上时间的,使用单位必须安排专人看管报告厅。
4、严禁悬挂、张贴标语或其他宣传品,确需悬挂、张贴的请自备支架或其它可供悬挂、张贴的设备。
5、爱护公共财物,讲卫生、讲秩序。使用过程中使用单位要安排专人全程负责会场秩序维护、卫生与公物管理,确保安全有序。未经管理人员允许,不得挪动桌椅或拆卸室内设施,不得进入控制室,不得擅自使用音响、投影等设备。凡违规操作,造成公共设施和设备损坏的,照价赔偿。
6、注意消防安全,严禁在报告厅内吸烟,严禁私自动用消防设施。
7、报告厅使用结束后,使用单位应积极协助管理人员清理会场、打扫卫生,恢复厅内状态,并向管理人员验收交接,双方在《湖南师范大学国际学术报告厅使用申请表》“使用情况反馈”栏内签字确认后方可离去。
8、为强化责任意识,使用单位在使用前交纳400元的责任押金。校长办公室根据使用情况反馈决定是否退还押金。凡违反使用管理规定并造成财产损失或造成其他责任事故的,押金不予退还,由校长办公室上交学校财务。
9、未尽事宜,另行规定。
10、本规定由校长办公室负责解释。
校长办公室
二〇一〇年十月十九日