接待流程操作手册.docx

一、确认北京接待负责人员(北京事业部)
(一)接待人员要求
1、接待人员由北京事业部高管组成
2、具有较强的应变能力,遇突发事件不慌张,能灵活应对
3、具有较强的逻辑思维能力,思路清晰
4、具有较好的语言表达能力,普通话标准,语言得体
5、速记能力
6、有大局观念
(二)确定接待人员名单
姓名
职务
分工
职责
具体要求
注意事项
总调度
后勤
影城负责人
外景负责人
东单负责人
管理部负责人
(三)接待人员要求
1、形象职业、干净、干练。
(1)务必着正式黑色职业装,按照公司形象标准执行。男士领带的色调应与西装、衬衣颜色和谐一致,领带的长度为领带的尖端恰好触及皮带扣,,袖口商标应剪下,衬衣袖口应露出1--;女士衬衣避免鲜艳的颜色,不要穿着无袖的上衣,切忌袒胸露背、透亮、领口过低、过于怪异或露脐。
(2)男士须剃须修面,保持清洁,头发保持干净,梳理整齐,不要用刺激气味的发胶;女士头发保持干净,梳理有型,刘海尽量不要遮住眼睛,不披头散发,长发要用丝带或夹子夹住。
(3)参加重要活动以前,尽量避免吃洋葱、大蒜和韭菜等。要保持口气清新,牙缝不要有食物残渣。
(4)女士不宜在办公场所或公共场合化妆,在色彩组合上,办公妆不要过分耀眼刺激,应在视觉和心理上给人一种舒适和谐、赏心悦目的美感,以暖色调为主,为使肤色更加明快,可以选择粉红或橙红,尽量避免佩戴花哨的饰物,佩戴的饰品以不妨碍工作为原则。
(5)不留过长的指甲,指甲保持干净,女士应避免用鲜艳颜色的指甲油,尽量选择透明的指甲油。
(6)男士西装上衣口袋里面放的东西越少越好,外侧口袋不放东西,内侧口袋除可以放钢笔、名片外,其他的也不要放,西装裤子两只侧面的口袋只能放纸巾、钥匙包,后侧的口袋不放东西;女士上衣口袋里面放的东西越少越好,外侧口袋不放东西。
(7)男士一般穿西装只扣第一个扣子,如果是三个扣的西装,可以扣前两个扣子,坐下时应解扣,站起后随手将扣系上,裤子不得有褶,要有裤线,不要太短,应盖住鞋面;女士裙子不要过短,裤子要整齐,裤子和裙子都不要过瘦,穿职业群时必须穿黑色高筒袜,上端应被裙子盖住,不能有破损。
(8)皮鞋应以黑色为主,男士不要穿太陈旧的皮鞋,要干净,跟不要太高;女士不要穿露脚趾的鞋,不要穿凉鞋去商务场合,鞋跟不要太高太细或有破损,鞋面要干净,装饰物不宜多,无跟鞋会使女士缺少女人味。
2、熟记嘉宾资料。
3、普通话标准,能使用礼貌用语,举止文明优雅;有服务意识,经常微笑,嘉宾来访一定起身迎接,遇到访客主动向其问好,鞠躬时须看着对方的眼睛以示尊重。
4、当约好的嘉宾等待超过5分钟,一定要附“让您久等了”等关怀语言。
5、进会议室前要敲门,经允许后方可进入,送茶时茶只需七分满,先给嘉宾,后给本公司员工。
6、乘坐电梯应操作电梯,并请嘉宾先行。
(四)确认接待负责人后,与总办接待负责人沟通行程
二、电话沟通,确认嘉宾信息(总办)
1、基本信息:姓名、性别、人数。
2、相关信息:个人喜好、用餐****惯等。
3、航班号及抵达北京时间。
4、与北京接待负责人沟通行程。
5、拨打电话礼仪:准备好纸笔及对方的简单资料,设计好开头,列出要点,采用礼貌用语,确定合适的
时间空间拨打电话,通话尽