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证书管理制度.doc证书管理制度
证书管理制度(一)
第一章总则
第一条为加强对各类进出口许可证证书(以下简称许可证书)的管理,建立健全规章制度,特制定本规定。
第二条本规定所称许可证书是指由商务部监制完成且尚未发放的各类具有许可进、出口性质的证明、文件、原产地证书等。
第三条商务部配额许可证事务局(以下简称许可证局)受商务部委托,管理各类许可证书,并监督、检查地方商务主管部门和商务部驻各地特派员办事处(以下简称特办)所属进出口许可证签发机构(以下简称发证机构)对本规定的执行情况。
第四条发证机构对许可证书的管理实行主要领导负责制,并指定专人承担具体管理工作。
发证机构应建立许可证书的内部管理制度,并认真执行。
第二章许可证书的征订
第五条为提高许可证书的使用率,发证机构须认真核算下一年度的许可证书需求量,合理上报征订数量。
第六条许可证书的征订分为年度征订和补充征订。
许可证书一般一年集中征订一次,特殊情况下可安排多次集中征订。商务部每年10月下发通知征订下年度许可证书,发证机构按照通知要求填写《商务部进出口许可证书需求量报送单》(见附件1,
以下简称报送单),并报许可证局。
年度征订后如仍有不足,发证机构应至少提前20个工作日向许可证局提出补充征订申请,并按要求填写报送单,并报许可证局。许可证局审核后,根据核实情况予以补充或调剂。
第七条发证机构上报报送单,须同时在商务部空白证书管理系统(以下简称空白证书管理系统)中填报相关征订信息。
第三章许可证书的印制与发运
第八条许可证局本着科学规划、确保用证、节约高效的原则,统一计划、合理安排许可证书的印制工作。
第九条许可证局应按照中央国家机关政府采购的相关要求,通过规定程序,从中央国家机关定点印刷厂中选择质量信誉好、技术力量强、证书安全有保障的印制单位。
除许可证局委托的印制单位外,其他任何单位和个人不得擅自印制许可证书。
第十条许可证局负责监督印制单位按其提供的许可证书样式、数量等要求,在规定时间内印制各类许可证书。
第十一条许可证局根据发证机构报送的各类许可证书的征订数量,结合印制单位实际库存量、发证机构实际使用量、剩余量等情况,制定许可证书印制与发运计划。
第十二条许可证书一般一年集中印制一次。集中印制数量不能满足实际发证需求的,许可证局可以根据实际情况及时安排追加印制。
第十三条每批次印制完毕,许可证局应组织检查验收,验收合格后方可入库。许可证局负责在空白证书管理系统中进行入库登记。经检查不合格的许可证书,印制单位应及时销毁。
第十四条对年度征订的许可证书,许可证局应在征订通知规定的时限内发运至各发证机构。补充征订的许可证书,应自收到报送单之日起20个工作日内发运至相应的发证机构。
第十五条许可证局确定发运明细后通知其委托的发运单位组织发运,发运后发运单位应在空白证书管理系统中进行发运登记。
第四章许可证书的验收与保管
第十六条发证机构对许可证书实行专人、专柜、专库统一保管。
第十七条发证机构须在收到许可证书当日组织现场验收。验收工作应由两名以上工作人员同时在场,按货运单数量认真清点无误后予以签收,并填写《商务部进出口许可证书签收单》(一式三份,见附件2),签收单应于次日寄送发运单位和许可证局,签收单须存档三年。
第十八条发证机构在验收许可证书时,发现有单证不符、包装损坏和许可证书缺失等情况,应立即封存,作出书面检验记录,由验收人员及主要负责同志签字后连同检验记录报许可证局处理。
第十九条发证机构在验收许可证书后,应将检验无误的证书及时存入专用库房,并按证书的种类、箱号、流水号分类整理,有序存放,同时在空白证书管理系统中进行接收登记。
第二十条存放许可证书的库房须具备防火、防潮、防盗等安全设施。库房、专柜的钥匙须由专人负责保管。库房内不得存放其他物品,无关人员不得进入库房。
第五章许可证书的进、出库台账登记与使用
第二十一条发证机构应建立各类许可证书的进、出库台账登记制度。
第二十二条发证机构原则上应分设许可证书保管人员与许可证书领用人员。
第二十三条领取许可证书时,保管人员和领用人员应同时在场对许可证书逐一清点,并填写《商务部进出口许可证书进、出库台账登记表》(见附件3,以下简称登记表),经保管人员和主要负责同志签字后方可使用。登记表应由许可证书保管人员妥善保管。
第二十四条领取许可证书时,如发现有缺号、错号、纸张缺页、流水号不连续、无防伪标记等印制错误,应立即封箱,报告主要负责同志,并对检验情况进行书面记录,由保管人员及主要负责同志签字后,连同该箱许可证书一同报许可证局处理。
第二十五条发证机构在启用各类许可证书时,须在空白证书管理系统中进行使用