信息交流管理程序.docx

信息交流管理程序
1．目的
为了及时准确地收集、传递及反馈有关质量、环境信息，使公司内、外部信息交流畅
通，确保质量和环境管理体系有效性。
2．适用范围
公司内、外部质量和环境方面的信息交流的管理。
3．职责
总经理负责公司内、外部信息沟通的领导。
管理者代表负责向总经理汇报质量和环境管理体系运行情况。
企管部负责与外部相关方进行环境方面的信息交流。
综合部和市场部/工程部分别负责与供方、顾客进行质量方面的信息交流。
管理者代表代表公司就环境—质量管理体系与外部进行联络。
各部门负责与本部门有关质量、环境方面的信息交流。
4．程序
信息的分类：
外部信息:
地方监测站、环保局、质量技术监督局、认证机构等监测或检查的结果及反馈的信息；
政策、法规、标准类信息，如：环境法律法规和标准、产品标准等；
相关方反馈的信息及其投诉等；
其它外部信息，如各部门直接从外部获取的有关环境、质量技术、环境、质量管理
等方面的信息。
内部信息
正常信息：如质量和环境方针，环境目标、指标和管理方案的实施和完成情况，法
律与其它要求的遵守情况,资源（人、财、物等）配备情况，环境监测和测量记录，过程
和产品的监视和测量记录，内部审核结果，管理评审结果，以及体系正常运行时的其它记
录等；
不符合信息：如体系内部审核时的不符合发现；
紧急信息：指出现火灾等特殊况下的环境信息与记录；
其它信息：如员工的建议。
信息交流方式
信息交流可以书面资料、记录、口头、通讯、计算机网络、公告栏、会议、内部刊物
等多种形式进行。
信息交流
外部信息的收集与处理:
，并负责传递到公司相关的部门。
市场部和工程部负责与顾客按《顾客沟通和服务控制程序》就质量方面，供方的
信息沟通。
管理者代表代表公司就环境一质量管理体系与外部联络。
当公司接到外部相关方有关环境方面的信息时：a、由接收人员在《外部信息联络处理单》作好记录并予以答复，再将该联络处理单转交企管部。b、当涉及重大环境因素
时，由企管部处理，同时还应将处理结果在《外部信息联络处理单》上作好记录。
上述信息若发现不符合时，企管部在《外部信息联络处理单》作好记录，再按《持续改进控制程序》处理，并按处理结果反馈相关方，以取得相关方满意。
相关方需要索取本公司环境方针时，公司应满足其要求。
内部信息的收集与处理：
正常信息的处理：各部门依据相关文件的规定直接收集并传递。
潜在不符合信息的处理，按《持续改进控制程序》处理。
紧急状态下的环境信息按《应急准备和响应管理程序》规定进行信息交流。
其