售后服务资料归档管理办法讲义课件.ppt

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售后服务资料归档管理培训
售后服务资料归档管理办法
修订说明
对于一些非关键的过程资料,允许不归档,实际发生了就归档,没有发生就不用归档
推行电子形式归档,归档到ECC项目管理平台工程模块,在近期由分包商发送给项目经理,项目经理提交到网上。11月份ECC平台的工程模块可能对分包商开放,那时就由分包商直接在网上提交
优化工程资料模版,减少签字数量
工程过程资料和竣工资料分开,在竣工资料中有归档的在过程资料中就不再归档;
文本形式必须归档的资料
环境验收结论
工程服务危险源识别登记表
开工报告
设备到货证明
开箱验货报告
安装验收结论
已安装工程量总表
已安装的设备、主材明细表
设备、主材余料交接单
工程数据配置报告
工程服务满意度调查表
验收阶段质量评估及工程质量总评
验收测试结论
初验证书
终验证书
封面(竣工资料)
文件分发表
卷内目录
工程概况
图纸目录
竣工图纸
电子形式根据发生情况归档的资料
工程勘察计划
工程勘察报告(排产发货数据、工程设计信息、调测数据信息)
工程勘察报告评审表
合同问题反馈表
环境验收报告
环境验收结论(第一次环境验收)
工程设计计划表(工程处归档)
工程计划
开工前协调会议纪要
补发货申请单
工程周报
工程现场例会表
安装验收报告
督导阶段工程质量评估表
调测阶段工程质量评估表
开通测试记录
工程总结报告
文本或者电子形式根据发生情况归档的资料
工程准备反馈表
验收测试记录(初验)
验收测试记录(终验)
电子归档资料的文件命名规范
文件名按照统一的规范命名,避免重名,同时便于归档管理
由于销售合同编号可能对应多个外包合同,外包合同编号唯一,而项目资料主要以销售合同编号为索引,命名方式如下:
销售合同编号+(外包合同编号)+资料名称+站点名称+输出日期
注:按照站点输出的资料才增加站点名称;
输出日期(年-月-日)主要为了区分一个项目多次发生的资料,只发生一次的资料可以不添加输出日期
办事处输出资料名称不加外包合同编号
开箱验货报告资料目录
文本工程过程资料目录表
电子形式工程过程资料目录表
竣工资料装订的顺序
统一的封面模版
文件分发表
卷内目录
(必须填写每个资料的页数,保证竣工资料的完整)
按照卷内目录顺序归档的资料
竣工图纸:
图纸目录(一级目录站点,二级目录图纸名称)
按照图纸目录顺序归档的竣工图纸