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如何对采购合同进行规范化管理
课程描述:
在你的企业中,你是否遇到过越权签订采购合同的行为?
你是否为合同签订和执行过程中的***现象感到烦恼?
你是否意识到合同归档保管的重要性?
当出现合同违约现象,你是否能够依照程序进行索赔,尽最大的力量挽回损失?
……
本课将从实务出发,为你详细分析采购合同规范化管理的具体做法。
学****要点:
如何规范合同的内容和编号?
如何规范合同的归档?
如何避免采购合同签订的越权行为?
如何规范管理合同签订流程?
如何防止合同签订和执行人员的***行为?
如何处理合同违约的索赔事务?
解决方案:
他山之石,可以攻玉!
虽然不同行业不同企业对采购合同进行规范化管理时,都有不同的做法,但万变不离其宗!下面我们从实战经验中给大家总结一些方法流程,以便大家借鉴!
好的。采购合同的规范化管理涉及格式规范化、编号规范化和业务规范化三个方面的内容。
采购合同的格式规范化主要应根据不同的采购业务编制合同范本。合同范本的编制依据是国家法律法规和企业管理要求。
编制内容一般包括合同头尾、通用条款和专业条款三部分。合同开头要有甲乙双方名称和编号,签写地点以及其他简要说明,合同末尾要留出双方负责人和法人签章的位置,要说明合同一式几份,双方各执几份,最后要有日期。合同中间部分是双方商定的通用条款和专业条款。国家对采购合同也有相应的范本规定,可以在网上和某些标准文件中查阅。
制定合同范本有以下注意事项:
首先既要尽可能涵盖更多内容,又要使范本品种相对较少,以便于管理。
其次企业要根据自身情况编制条款,确定哪些通用条款必须保存,专用条款应如何界定等。
最后范本的编制要经过审批,附于企业文件管理体系之中;而采购部也要保留相应文本。
合同编号规范化管理方面。
首先,编号部门主要涉及档案部和采购部;
其次,编号对象除了采购合同正本以外,还有与之相关的附属文件。
第三,编号方法的选择,一般档案部按照年月日的时间顺序进行编号;采购部则要按合同信息,例如供应商、采购员或采购计划等进行更为详细的编号;
此外还可以按照二进制条码编号,这主要适合有完备的现代化管理系统的企业。也就是说,每个采购合同都编列一个二进制条码,然后输入系统,让系统根据产品类型进行自动归档。如果企业还有其他特殊要求,那就按企业要求进行编号。附属文件的编号,或者用合同编号加横线和号码的形式,或者与合同编号统一,在归档时也与合同放在一起。
业务规范化是指对合同签订、合同归档、合同执行、合同变更、合同终止和索赔事务的规范化管理。
合同签订的规范化管理。
首先对合同签订规范流程,要由相应级别的人员审核合同的合理性和合法性;审核通过相关人员签字;
然后行政部门盖合同章。其次规范签名盖章,合同上要有负责人签名盖章、法人签名盖章和进行司法公证的第三方人员签名盖章。
合同签订的注意事项:
一是要把合同签订规定告知对方;
二是要将合同签订规范形成文本,进入企业文件管理体系。
合同归档的规范化管理首先要明确归档部门,一般而言,档案部、采购部要保管合同及相应文件,财务部要保管发票收据等,供应商那里当然也要保管合同。其次要明确采购部的归档流程:采购部负责收集合同及相关文件,然后进行合同编号,采购经理签字以后,