公司销售人员费用报销管理制度.doc

销售人员费用报销管理制度
为了完善公司管理,加强对公司销售人员业务费用、支出报销的管理和便于公司成本费用的核算以及其他财务工作的开展,结合公司的实际经营情况特制定该制度。该制度中所称费用是指销售人员进行业务开拓所产生的差旅费及其他费用。
业务开拓所产生的费用报销必须经主管领导签字,费用报销严格按规定执行,报销人员必须持真实有效发票,并将报销内容和金额填写清楚,整理、粘贴好票据后,经负责人签字交财务人员审核报销。若因票据遗失或超出规定标准的费用,公司不予以报销。所有费用报销都必须及时,无特殊原因费用报销不得超过10天,超过规定时间,则费用不予报销。
公司销售人员必须要本着合理、节约、高效的原则使用差旅费。能够通过其他方式解决的事务,尽量不安排出差,禁止以出差为由外出旅游或参加其他私人性质的活动;在时间允许的情况下,能坐火车的就不安排乘飞机,能乘坐一般列车,就不安排特快或动车组;同等住宿条件下,住宿费应就低不就高,能多人同住的应安排标准间、多人间;每笔差旅费的使用必须有明确的目的;出差完成后必须向上级主管汇报工作成果,上级主管有责任对差旅费使用情况进行了解和管理。
一、差旅费的管理规定
差旅费是指因公到外地出差发生的交通费、车船费、住宿费、出差补助费、其他杂费等。
1、出差是指员工因公离开本人工作单位所在地去异地办理公务的行为过程。
2、出差申报程序的规定
(1)一般员工出差,由部门主管提出,营销主任或其授权人批准。
(2)部门主管出差,由营销主任或其授权人批准。
(3)营销主任及副总经理出差,由总部总经理批准。
(4)出差人出差前需填“出差任务书”(见附表一)。“出差任务书”应明确以下内容:出差人姓名、离开工作地时间、返回时间、出差地点、出差日程安排、出差主要任务,经主管领导签字后,作为借支差旅费的附件附在借款单后面,方可借款。
附表一:
出差任务书
出差人姓名:
申请日: 年月日
出差人部门:
出差地点:
出差主要任务:
出差日程安排:
离开工作地时间: 年月日时分
预计返回时间: 年月日时分
预计出差天数:
往返交通工具::
营销主任签字: 部门主管签字:
注:本表适用范围:公司员工因公外地出差填写。
(5)出差人出差回来后需填写“出差情况汇报书”(见附表二)。“出差情况汇报书”应明确以下内容:出差人姓名、日期、客户名称、联系人的姓名和职务、联系方式、具体拜访情况、反映出的问题、应对/思考及下步计划,经主管领导签字后,将影印件作为报销差旅费的附件附在报销单后面,方可报帐。(原件由分管经理归档)
附表二:
出差情况汇报书
出差人姓名: 出差人部门: 汇报日期: 年月日
日期
客户名称
联系人
联系方式
具体拜访情况
反映出的问题
应对/思考
下步计划
姓名
职务
营销主任签字: 部门主管签字:
(6)差旅费报销标准:
出差标准分四个级别:经理、主任、主管、销售员。
差旅费报销标准
城区类别
级别
住宿标准
单位(元/天)
出差补贴
单位(元/天)
国内省会一级城市
经理
200
80
主任
160
60
主管
120
40
销售员
100
30
国内二级城市及计划单列城市
经理
140
50
主任
120
40
主管
100
30
销售员
80
20
除以上城市以外的三级城市
经理
120
40
主任
100
30
主管
80
20
销售员
50
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(7)在报销住宿费用时,凡在规定标准之内的实报实销,超过标准的按标准报销。若有特殊原因超过标准的,要经分管副总审批同意后才能报销。需凭酒店开具的正式发票,正式发票上须有“税务监制或财政监制”字样,并要注明:住宿起止日期、住宿人数、住宿天数、住宿费单价、住宿费总金额、酒店盖章。请收到发票后注意审核,没有写上述要求的将不能报销:报销住宿费要填“住宿费用明细单”(见附表三),将住宿费发票附后。
附表三:
住宿费用明细单
单位名称: 日期:
部门
票号
旅店名称
旅店地址
住宿日期
离开日期
入住人及人数
金额
合计:
¥
(8)凡享受出差补贴的,不再报销餐费。购买车票、飞机票的原则上由办公室前台统一办理,购票款由出差人支付,回所在地区报销。购买火车票的订票费最高不得超过30元。
(9)使用交通工具标准:
A、公司总经理可乘坐公务仓、火车软卧;
B、公司副总可乘飞机经济仓和火车软卧;
C、其他人可乘火车、汽车等,经总经理特批,可乘坐飞机经济仓;
(10)“差旅费报销单”(见附表四)
附表四:
差旅费报销单
部门年月日附单据张
出差人
出差事由
出发
到达