物业管理常用公文.doc

物业管理常用公文
一、国家行政机关公文的种类:
2001年1月,国务院办公厅修改颁布了新的《国家行政机关公文处理办法》,将公文名称定简化为13种:
(一)、命令(令)
适用于依照有关法律公布行政法规和规章;宣布施行重大强制性行政措施;嘉奖有关单位及人员。
(二)、决定
适用于对重要事项或重大行动做出安排,奖惩有关单位及人员,变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
(三)、公告
适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
(四)、通告
适用于公布各有关方面应当遵守或者周知的事项。
(五)、通知
适用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文,传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项,任免人员。
(六)、通报
适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。
(七)、议案
适用于各级人民政府按照法律程序,向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。
(八)、报告
适用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问。
(九)、请示
适用于向上级机关请求指示、批准。
(十)、批复
适用于答复下级机关请示事项。
(十一)、意见
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
(十二)、函
适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。
(十三)、会议纪要
适用于记载、传达会议情况和议定事项。

二、物业管理常用文书的种类、格式
作为从事物业管理的管理处经理(部门)需掌握的常用文书有:通告、通知、通报、报告(总结)、函、请示、会议纪要、计划、备忘录等十种。其中最常用的文书有通知、总结、报告、函、请示、会议纪要、计划、备忘录
1、通告
: 在一定范围内公布应该遵守或周知的事项的文告。它有行政约束力,在某种情况下有法律效力。不仅限于政府机关使用,一般单位或有一定指挥的临时机构也可依法发布。
:
[标题:单列文种]例:
通告
[台头:根据正文内容可选择表述,也可不表述]

[正文]

[署名、名称]例:
×××管理处
年月日
注:此文种适用于向社会或某一区域公众公示有关事务。
可单独发布,也可联合发布。
2、通知
:是指传达上级指示,公布、颁布、批转、转发、报送有关文件,部署工作任务,告知某些事项所用的公文文种。机关包括社会团体、企事业单位用的最为广泛的一种文书,适用范围比较广。不但适用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属关系的公文,还可发布有关的规章制度。在要求下级机关办理或通知有关单位需要共同执行的事项,都可以用此种文书,甚至包括任免干部也可用通知。
:
[标题:通常单列文种,也可事由+文种]例:
通知
[台头,根据需要可选择单位名或个人姓名+尊称或职位]例:
××××单位:
(或×××先生、小姐等)

[正文]
[署名、名称]例:
×××管理处
年月日
注:此文种可根据通知内容,确定适用范围和具体的单位或个人。
3、通报
:用于表彰先进,批评错误,传达重要精神和情况。
:
[标题:单列文种]例:
通报
(也可用“关于……的通报”)

[台头:根据正文内容可选择表述,也可不表述]

[正文]
[署名、名称]例:
×××管理处
×××单位
年月日
注:此文种适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神和情况。
4、报告
:是向上级报告情况。同时答复上级机关的询问,也要用报告。如上级机关询问一件事,这件事需要报给上级机关的,就不能用复函,一定要用报告报上去。报告有一个特点就是不要求被报告对象答复。
:
[标题:关于+事由+文种]例:
关于春季植绿后养护情况的报告
[文号]例: [签发]例:
沪东×物管[00]00 签发:×××
(托管物业名缩写) 年份末2位数发文流水号
[台头:名称(行文内可简称)]例:
上海东湖物业管理公司:
[正文]
附件:1、
2、
[署名]例:
×××管理处
年月日

主送:
抄报:
抄送:
注:此为上行文,可一事一文,也可综合行文,可依据上级要求撰写、呈报,也可根据需要自行呈报,上级对此文种可不予批复批示。
附件目录位置同“请示”。
5、请示
:请示适用于向上级机关请求、指示或者批准。请示和报告最大的区别就是请示的结尾有一个请上级答复的格式。另外,请示相对报告要简单一点。
:
[标题:关于+事由+文种]例:
关于申请开办费的请示
[文号]例: [签发]例:
沪东×物管[00]00 签发:×××
(托管