公司信件、快递收发管理办法.docx

信件、快递收件流程图
快递公司和邮局挂号信派件到,前台验收签收
前台在《信件、快递收件登记表》和《挂号信收取登记表》登记并通知收货人取件签字
前台保存发货签收记录表和收件底单并分月存放
月底前台统计到付结算费用
信件、快递发件流程图
前台保存发货签收记录表和发件底单并分月存放
行政部填写快递单并电话通知快递公司取件
月底前台统计结算费用
发货人确认发货并打包好,到行政部填写《信件、快递发件登记表》签字
前台发完货把单号告诉发货人由发货人自行跟踪
公司信件、快递收发管理办法
为进一步规范公司快递物品的收发管理,节约公司快递成本,确保公司快递、信件的收发工作及时、准确,特制定本办法。
适用范围
本流程中所指的快递收发均指公司员工因工作所需,向外部寄送或外部寄至内部到付取件,从而实际产生公司快递费用支出的活动。
流程具体:
I、收件管理:
(1)公司快递收取形式:
前台收取快递时间为周一到周五上班时间;
如遇周六,值班人员需代替前台收取保管货物和底单。并在下周周一时告知前台。
(2)快递由前台统一接收(前台不在其位时由行政部经理代接收)。同时前台检查信件、快递包装是否完好无损,核对收件人是否为本公司人员,若收件人非公司人员,应当场退回。
(3)前台确认签收后,将收到的信件、快递、挂号信函等在《信件、快递收件登记表》和《挂号信收取登记表》上进行登记并通知收件人取件(收件人需填写收件物品名称详细)。若收件人当时不在公司,前台需电话通知收件人,以免耽误公务。
(4)遇到付费快递,前台应联系收件人亲自付费签收,若其本人不在,可电话联系本人由其指定代收人签收。前台应保留好单据,并计入公司快递费用。前台不负责垫付任何到付费用。
(5)前台应妥善保留好相关记录。
II、发件管理
(1)公司发件时间:
快递发放时间为周一至周五每日9:00~17:00之间。
如遇周六发件的在周五17