公司信件、快递收发管理办法.docx

信件、快递收件流程图快递公司和邮局挂号信派件到前台,前台验收签收前台在《信件、快递收件登记表》和《挂号信收取登记表》登记并通知收货人取件签字前台保存发货签收记录表和收件底单并分月存放月底前台统计到付结算费用信件、快递发件流程图前台保存发货签收记录表和发件底单并分月存放前台填写快递单并电话通知快递公司取件月底前台统计结算费用发货人确认发货并打包好,到前台填写《信件、快递发件登记表》签字前台发完货把单号告诉发货人由发货人自行跟踪公司信件、快递收发管理办法为进一步规范公司快递物品的收发管理,节约公司快递成本,确保公司快递、信件的收发工作及时、准确,特制定本办法。适用范围本流程中所指的快递收发均指公司员工因工作所需,向外部寄送或外部寄至内部到付取件,从而实际产生公司快递费用支出的活动。流程具体:I、收件管理:(1)公司快递收取形式:前台收取快递时间为周一到周五上班时间;如遇周六,值班人员需代替前台收取保管货物和底单。并在下周周一时告知前台。(2)快递由前台统一接收(前台不在其位时由行政部经理代接收)。同时前台检查信件、快递包装是否完好无损,核对收件人是否为本公司人员,若收件人非公司人员,应当场退回。(3)前台确认签收后,将收到的信件、快递、挂号信函等在《信件、快递收件登记表》和《挂号信收取登记表》上进行登记并通知收件人取件(收件人需填写收件物品名称详细)。若收件人当时不在公司,前台需电话通知收件人,以免耽误公务。(4)遇到付费快递,前台应联系收件人亲自付费签收,若其本人不在,可电话联系本人由其指定代收人签收。前台应保留好单据,并计入公司快递费用。前台不负责垫付任何到付费用。(5)前台应妥善保留好相关记录。II、发件管理(1)公司发件时间:快递发放时间为周一至周五每日9:00~17:00之间。如遇周六发件的在周五17: