文书工作与档案管理.ppt

21世纪高职高专精品教材•秘书专业 1)文书的概念 文书是人们在社会实践活动中为了传递、记载信息,而形成并使用的具有应用性的和特定格式的文字材料,是以文字形式处理各种事务的凭证性工具。 2)文书的作用 (1)领导指导作用。 (2)行为规范作用。 (3)公务联系和知照的作用。 (4)凭据记载作用。 1)档案的概念 档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的,保存备查的文字、图表、音像及其他各种方式和载体的历史记录。概括地说,档案是原始的历史记录。 2)档案的特性 (1)来源的广泛性。 (2)形成的条件性。 其一,处理完毕的文件才能作为档案。 其二,对日后实际工作和科学研究等活动具有一定查考利用价值的文件,才有必要作为档案保存。 (3)记录方式和载体形式的多样性。 (4)原始的记录性。【小思考1—1】3)档案的类别 (1)文书档案 (2)科技档案 (3)专门档案 4)档案的作用 (1)现实工作及各项社会活动的查考依据作用。 (2)历史凭据作用。 (3)科学研究的基础和条件作用。 1)文书与档案的联系 (1)两者记录和反映人们社会实践活 (3)两者互为因果。 2)文书与档案的区别 (1)两者的性质和形式不同。 (2)两者的目的和作用不同。(3)两者存在和发挥效用的时间不同。 1)文书工作的含义 文书工作通常也叫文书处理工作,主要是指公务文书的形成、处理和管理的程序、手续等。 2)文书工作的任务和内容 文书工作的基本任务是:根据工作的需要和客观实际,高质量地形成机关的公文,科学地组织和准确地处理机关的公文,有秩序而安全地进行公文运转,完整而妥善地保管公文,正确地发挥公文的作用,有效地推进机关工作,为领导工作服务,为社会主义现代化建设服务。 文书工作的内容主要包括三大环节:公文的形成、公文的处理和公文的管理。3)文书工作的基本原则和要求 根据上述精神,文书工作的基本原则应该是:坚持实事求是、反映客观实际;精简公文,反对官僚主义、形式主义和文牍主义;注重实用,高效率地做好文书工作。 文书工作的具体要求是:准确,及时,安全,保密。要做到严肃认真,一丝不苟,及时迅速,注重时效,不搞公文旅行,严格执行保密制度,防止失密、泄密。 1)档案管理工作的含义与特点 档案管理工作,简单地说就是用科学的原则和方法管理档案,为党和国家的各项工作服务。就其本质来说,具有以下四个特点: (1)管理性。 (2)服务性。(3)机要性。2)档案管理工作的任务和内容 (1)档案管理工作的基本任务是:坚持集中统一管理档案的原则,建立国家档案工作制度;科学地管理档案,大力开发档案信息资源;逐步实现档案管理的现代化,使档案工作更好地为党的总任务、总目标服务,为建设社会主义物质文明和精神文明服务。(2)档案管理工作的基本内容包括:档案的收集、鉴定、整理、保管、检索、编研、提供利用和登记统计八项工作,这些工作主要是在档案室和档案馆进行的。档案管理工作的八项内容可以从理论上划分为两个基本方面,即档案的实体管理和档案内容信息的开发利用。3)档案管理工作的基本原则和要求 (1)档案管理工作的基本原则:《中华人民共和国档案法》(以下简称《档案法》)的表述是:“档案工作实行统一领导、分级管理的原则,维护档案的完整与安全,便于社会各方面利用。” (2)档案管理工作的具体要求:完整,安全,有效。完整,即档案的收集要做到齐全完整,没有疏漏。安全,主要是保证档案的物质安全和政治安全,防止自然和人为的损坏,不丢失,不泄密。有效,即能够有效地提供利用,充分发挥档案的作用。【小思考1—2】