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档案管理基础知识
邵东县档案局吴金林编写
一、档案与档案工作
㈠档案
1、档案的词源
档案不是近代或现代才有的,它的历史大约已有五千年,我国发现最早的档案是殷商时期的甲骨档案。
中国古代对文书和档案的概念基本上是不分的,其称谓在殷商为“册”、“典”,西周为“中”,春秋、秦汉以后为“简”、“牍”、“简策”、“简牍”、“简书”、“帛书”、“薄书”、“案卷”、“文牍”、“案牍”、等等。至于“档案”一词,最初可能使用于明末清初,而见于文字材料则始于清代。
“档案”作为一个词语而出现,始见于《清太宗皇帝实录》崇德三年(1638年)正月甲午日记载中。清康熙十九年(1680年)《起居注册》记载:该年十月,在批阅秋审众犯册时,“上问:‘马哈喇之父与叔皆没于阵,本身亦有功牌,其罪如何?’大学士明珠奏曰:‘马哈喇之父、叔阵没,皆系松山等处事,部中无档案,故控告时部仪不准。’”这段记事不仅说明当时已经在书面上使用档案一词,而且还可以看出,当时王朝断案是重视以档案为根据的。
对于“档案”一词的最早解释,其文字记载是约成书于康熙四十六年(1707年)的杨宾的《柳边记略》。该书说:“外边文字,多书于木,往来传递者曰牌子,以削木片若牌故也;存储年久者曰档案、曰档子,以累计多贯皮条挂壁若档故也。然今文字之书于纸者,亦呼为牌子、档子矣。”这是迄今所见最早对“档案”一词的说明。
从语义学意义上来看,“档案”一词具有形象的和内在的意义。“档”,《康熙字典》解释为“横木框档”,即木架框格的意思;“案”,《说文解字》解释为“几属”,即小桌一类的东西。由此引申,又把处理一桩事件的有关文件叫做一案,并通称收存的官方文件为“案”、“卷案”、
“案卷”。“档”字和“案”字连用,就是存入档架收贮起来的案卷,而把放置档案的架子称作档架,把一格称为一档。这些叫法有的一直沿用下来,但是其含义已经得到了深化和发展。
2、档案的定义。
根据1987年9月5日第六届全国人民代表大会常务委员会第二十二次会议通过的《中华人民共和国档案法》第2条,档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、宗教等社会活动中直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。国家档案局2000年12月发布的行业标准DA/T1-2000《档案工作基本术语》将档案的定义表述为:“国家机关、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。”
上述档案定义表达了七个方面的含义:档案形成的时间(历史性);档案产生的主体(多元性);档案来源渠道(广泛性);档案形成的特点(原始性);档案保存的目的(价值性);档案表现的形式(多样性);档案本质属性(记录性)。
对档案的定义可从四个方面加以理解:
(1)产生档案的主体和来源。产生档案的主体是各类国家机构、社会组织和个人,表现出多元性的特点。由于主体不同,就产生了档案的不同所有权——分别属于国家、集体、私人(个人、家庭、家族)所有。从来源看,档案产生于不同主体所从事的不同的社会活动,反映了档案内容的广泛性。
(2)档案的基本属性——原始记录性。原始性是指档案是当时、当地直接形成于立档单位职能活动(社会实践)过程中的历史产物,而不是事后编造的。记录性是指:从内容上看,档案所记载的是当时、当地、当事人发生、发现的事物和行为的过程、结果;从形式上看,档案原件具有不可替代的办文特征和时代特色。
(3)档案的价值性。价值性即有用性。档案有两种基本价值:一是历史凭证价值。从档案的基本属性和档案的内容、形式特征看,档案是真实可靠的,具有法律效力。二是情报信息价值或称参考价值。从档案的信息储备和所反映的内容看,档案信息可供各项工作借鉴、参考。
体现档案基本价值的,主要体现在六个方面,即:机关工作的参考凭据;生产建设的参考依据;政治斗争的必要手段;科学研究的可靠资料;宣传教育、文化建设的生动素材;维护合法权益的法律证据。
(4)档案形式的多样化。从记录方式来看,有文字书写(刻铸)、图表绘制、声像摄录、电子数码等;从阅读方式来看,有直读的、机读的;从载体形式来看,古今中外形式多样,如:甲骨、泥板、金属器皿、岩石、竹木、布帛、羊皮纸、纸张、胶片、磁介质、金属片等。
从档案形式的多样化中可以看到,档案的形式是随着社会生产力和科技水平的提高而演变进步的。由于人类社会发展共同规律的支配,中外档案经历了大致相同的演变过程,即:最初以自然物作为记录材料,后来发展到以纸张为记录材料,进而发展为近现代多种新型记录材料的档案。档案的这一演变发展过程,反映了社会的进步和发展。
(二)档案工作
1、档案工作的概念
档案工作是维护历史真实面貌的一项重要事业。人们通常说的档案工作是一个总