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第三节总体需求调查、总体解决方案和详细解决方案
细心的读者可能发现如下问题:在ERP实施准备阶段,我们已经进行过需求调查,确定项目实施目标,为什么在这里又要制定呢?原因是在准备阶段的需求分析是宏观上的需求分析,是为了论证ERP项目可行性的需要,所制定的实施计划是一个大的阶段计划,比较粗;另外,在具体实施过程中,由于许多事先没有考虑到的因素,造成项目计划会经常发生变更(比如:企业方项目小组关键成员外出,企业购置的计算机硬件发生故障),微观上的需求分析是必要的。
在ERP实施过程中,实施计划有粗有细,可分为:整个项目的实施计划、每个阶段的详细实施计划、近一周的工作计划,计划周期越短,计划就越明确。
总体需求调查
任务
时间(天)
开始时间
结束时间
参加人员
1. 总体业务调研
41
3月1日
4月10日
调研动员大会和培训
1
3月1日
3月1日
双方项目小组成员
各部门经理和骨干
市场和销售业务调研
1
3月2日
3月2日
顾问
客户方项目组有关成员
被调查部门主要成员
采购业务调研
1
3月3日
3月3日
同上
仓库业务调研
1
3月4日
3月4日
同上
生产业务调研
1
3月5日
3月5日
同上
财务业务调研
1
3月6日
3月6日
同上
设计开发业务调研
1
3月7日
3月7日
同上
写业务现状报告
7
3月8日
3月14日
各业务部门
阅读业务现状报告
7
3月15日
3月21日
顾问

10
3月22日
3月31日
顾问
客户方项目组有关成员
被调查部门主要成员
修改并确定业务现状报告
10
4月1日
4月10日
以顾问为主
某企业的调研计划表
总体需求调查主要有以下工作内容:
总体业务需求调研、报告和讨论
安装产品Demo环境
对项目小组进行软件标准功能培训
从上述工作内容,可以大体知道,总体需求调查阶段的任务,是让顾问(咨询公司)充分了解客户目前业务现状、流程,并在顾问和客户互相讨论的基础上,形成业务现状描述文档;同时要对客户进行ERP系统标准功能的培训,让客户知道ERP系统是如何解决业务问题的。经过这一阶段,顾问了解了企业的业务,客户了解了ERP的功能,双方就有了许多共同语言,为进一步开展实施工作铺平道路。
一、确定阶段计划
在调研前,我们要确定调研阶段的详细计划和时间表。(没有考虑节假日)。在这个计划中,对每个业务部门的调研基本只花一天的时间,能把问题都问清楚吗?这个问题也是许多企业会提出来的。的确,花一天时间顾问是不可能非常明白地理解企业的业务。在ERP实施过程中,调研有初步调研和详细调研之分。在总体业务调查阶段的调研属于初步调研,主要目的是通过顾问和业务部门的交流,让顾问对企业业务和需求有一个总括的认识,同时在交流中顾问可以回答客户提出的问题,让业务部门对ERP有一定了解。调查完一个部门,就布置该部门写业务现状报告。
二、调研前的动员和培训
确定了阶段计划后,要组织一次调研动员和培训大会。参加会议的应该有企业的项目组成员和所有的部门经理和主要业务骨干。会议主要议题有:
业务现状调研在ERP实施中的重要性。
调研工作的主要内容,也就是要了解哪些情况。
被调查对象要注意哪些事项,要事先做哪些准备工作。
业务流程描述的培训。
用图表的方式来描述企业的业务流程是一个非常好的方法,然而如果要企业业务部门自己来做这项工作,他们往往就会发现很困难,画出来的流程图也比较乱,线绕来绕去,别人很难看懂。解决方法有两种,一种方法是通过调研,顾问来画业务流程,然后与业务部门讨论,看顾问画出来的流程是否真实地反映了企业的业务;另一种方法是顾问教会客户如何画业务流程,然后由客户先写业务现状报告,画流程,最后顾问修改定稿。比较而言,第一种方法比较省事;第二种方法业务部门一开始会感到比较困难,但顾问一般倾向这样做,因为这样会促使业务部门去思考他们的业务,发现一些业务流程改善的机会。
俗话说,磨刀不误砍材工,调研动员和培训大会一定要组织好,达到预期目的,否则,由于被调查对象对业务调研的重要性认识不清,或者事先没有经过充分准备和思考,导致在调研时遇到一些阻力或者不能达到预期目标。
三、调研的技巧
调研是一项讲究方法和技巧的工作,良好的调研能力是一个咨询顾问必备的基本素质。在调研中,顾问会面临不同类型的被调查对象,如何引导被调查对象的思路,问出你关心的问题,取得很好的效果,就要看顾问的功底了。根据经验,被调查对象