物资采购管理制度和存货管理制度.doc

物资采管理制度
为了加强全公司物资的采购管理,增加采购过程的透明度,降低采购成本,提高经济效益,以达到所供应物资确保质量、供应及时、综合采购成本最低的采购工作要求。现特订物资采购管理制度如下:~
一、采购物资分类及其主管部门
1、技术改造项目所需的设备(不包括工程材料),采购的主管部门为技改办。
2、一次性耗用的材料(包括工程材料)、包装物、办公用品、低值易耗品、工具、仪器仪表、促销品、修理用配件等物资统一集中到采购部采购。
3、有关部门专用的软件可由使用部门直接按规定程序报总经理(董事长)批准采购。
二、采购计划管理
仓储部根据当月销售计划,编制月度生产计划,根据月未各类物资库存情况进行综合平衡后于每月3日前向采购部编报当月采购计划,采购部报物流总监审核后,报总经理审批。采购部根据审批后的采购计划按生产进度要求及时组织采购。保管员按采购计划组织验收,财务部按采购计划或(合同)安排付款。
对于非技改项目用设备和修理用配件,由设备动力部编制采购计划,报生产总监审核后,报总经理审批。采购员凭审批后的采购计划采购。
对于办公用品、低值易耗品由办公室编制采购计划,报财务和行政中心总监审批后交采购部采购。
对于促销品由营销部编制采购计划报销售总监审批后交采购部采购。对于采购金额元以上的促销品需报董事长审批。
对未经审批的计划外采购,保管员有权拒绝验收进仓,财务部有权拒绝付款。对于临时抢修所需的零配件采购,可直接采购后,根据规定程序办理进仓手续后报总经理审批支付。对于未列入采购计划的急需材料的采购,由使用部门报总经理批准后交采购部采购。严禁采购员或车间直接通知采购员擅自采购。
三、参与采购洽谈的人员和审批
1、技术改造项目所需的设备的采购洽谈会,由技改办负责牵头,由采购部、设备动力部共同参与,必要时请有关领导或专业人员参加,谈成步意向后,报董事长审批。
2、大宗材料的采购洽谈,由物流总监和采购部共同参与,谈成意向后,报总经理审批。
3、其他材料的采购洽谈,采购部谈成意向后,报物流总监审批。
四、库存定额和采购批量的确定
为了使各类物资的供应在保证生产经营工作顺利进行的前提下,保持库存资金占用量最低,采购部必须与财务部等有关部门进行科学的分析,确定各种原辅料及主要配件的最低库存定额和最高库存限额,同时,按照采购成本最低的要求确定进货批量。
五、采购物资的验收、进仓管理
一切物资的购进都必须经过验收程序,经验收合格后方可办理进仓手续。严禁未经验收直接办理进仓手续。具体程序如下:
1、第一点1类采购物资验收程序。由工程项目监督部门组织有关人员进行验收,验收合格后方可安装使用。
2、第一点2类采购物资验收程序。保管员应及时进行认真的现场数量清点或过磅。发现短少必须马上报告采购部进行交涉处理。清点数量后,根据我公司规定必检的品种,必须及时向质检部报送请检单,质检部根据购货合同或规定的质量标准进行检验或抽样检测,出具质检报告单及时送采购部,保管员凭检验合格的报告单进仓。
3、第一条3类采购的软件,由使用部门写出试用报告或验收报告交总经理批准后,按合同付款。
六、购进不合格 物资的处理
凡经检验不合格的购进物资,采购主管人员必须在合同或合同法规定的有效期限内向供货方提出,通过传真等有效途径通知供货方。采购主管人员必须要妥善处理,