办公室部门职能概述及各岗位职责说明.docx

办公室部门职能概述及各岗位职责说明办公室简介及职责本部门是在协会领导的直接带领下,负责对协会的日常事务、规章制度、人事档案等事项的制度的制定及贯彻实施的情况进行监督并客观的进行评价。职责如下: 一、适时地根据协会的工作需要对员工进行培训和学****二、负责各部门的后勤辅助工作,保证协会办公事务的正常运行。三、负责对各部门基层工作的指导,督促和检查基层贯彻执行工作制度的情况,协助各部门抓好队伍建设。四、负责协会的文件、信函、通知等的收发、登记、呈批、分发、转发和催办。做到文件处理慎密妥善,上传下达准确及时。六、负责档案的管理工作和车辆的管理工作。七、负责办公用品的计划、采购和管理工作。八、负责协会印鉴的管理工作。九、负责内务管理,保证办公场所的卫生和安全。十、负责对外接待工作,塑造协会良好的对外形象。十一、承办协会领导交办的其他各项工作。办公室岗位职责为规范电子版和纸质版的相关文件、合同、资质、资料的合理有序摆放,公司需要建立一个规整的办公司来实现相关文件的存储、收发和处理。办公室是公司重要的一个行政部门,肩负有重大的权利和义务,办公室岗位需要做好四部分,即电脑归类存储、文件柜存储,文件的收发、处理。一、电脑归类存储将文件按照几个板块分类,以时间、地点、部门、变动和不动等作为分类依据,建立起文件夹,主要内容有:公司资质、对外合同、员工合同、合作协议、公司照片、会议记录、员工工作计划等以word或excel的形式存储电脑、优盘、硬盘。二、文件存储将纸质的文件按不同的分类依据进行分类,主要内容有:公司资质、对外合同、员工合同、合作协议、公司照片、会议记录、员工工作计划等。将文件整理整齐,装好文件袋、贴好标签放置在文件柜中,文件柜钥匙自行保管,不可丢失。三、文件的收发 1、公司往来的文件,集中从一个公共邮箱收发,由办公室负责公开对外的文件收发; 2、公司对外发文或各部门对内公开文件由各部门负责起草,部门负责人负责审核,经总经理签发后方可外发或公开。所有报总经理审阅的文件须经统一登记,填写《文件审批登记表》,经办公室专人分类后统一上报总经理审阅,审阅完成后再登记下发。 3、凡寄至公司的文件、传真等,由办公室签收并做好相应记录。 4、机密文件由专人保管,特别是公司图片、数据库资料、价格资料等重要资料,确保文件的安全与完整。 5、根据存档时间及存档的必要性对文件进行销毁,需上报部门经理签字批准,按照要求进行相关文件处理。 6、陈达祥为办公室第一负责人,若发现文书丢失,办公室人员必须查明原因,如实向主管部门报告,若未查明原因,则由办公室负责承当。四、文件管理规定 1、文印人员按公司规定按时打印公司相关文件。 2、公司禁止私自打印个人资料以及一切与公司无关的资料。如有违反,依据情节轻重给予罚款处理。 3、文印人员应爱护各种设备,节约用纸,降低消耗、费用。对各种设备应按规范要求操作、保养,发现故障,应及时报请维修,以免影响工作。五、印章管理办法 1、公司行政章、合同专用章、法人章由公司财务负责妥善保存管理,全包安全。 2、严格履行审批手续。各类印章的使用须严格审批程序,一般《印鉴使用审批表》须经部门主管、经理签字,合同及对外发文、传真等重要文件审批须董事长签字,董事长也可授权于常务副总签字。不符合审评规定的,公章保管人有权拒印。 3、严格印章登记。印章保管人应审查并保存审批