IMPA船舶物料管理系统.doc

IMPA船舶物料管理系统大连秋水软件开发有限公司《IMPA船舶物料管理系统》简介一、系统流程物料的申请与采购一直是采用手工查找物料手册、记录物料代码、填写申请单的方式,费时费力,容易出错。《IMPA船舶物料管理系统》将全部具有IMPA(InternationalMarinePurchasingAssociation)编号的32727种物料及其详细规格、图片输入到数据库中,实现了对物料的自动模糊查找,并能自动生成物料申请单,发送到船舶公司,经公司审核后,由公司自动生成电子邮件发送给供应商询价,供应商供货后,经船上确认,自动调整物料库存,从而形成物料进、销、存的自动化管理,同时可形成各种对比分析图表,帮助船舶公司分析物料的供应与使用,加强管理、杜绝跑冒、节约成本。二、系统特点1、物料管理系统包含了IMPA发布的MarineStoresGuide第四版的全部32727种物料的编号、中英文名称、规格、图片,内容全面,查找快捷,准确。2、所选物料自动加入申请单,避免了打字的繁琐,提高了工作效率。3、系统实现了物料的申请、询价、订货、收货、库存统计的全程自动化,使数据信息在船舶、船舶管理公司、物料供应商之间流转,一次性录入物料申请单,询价单、供货单、收货确认单、库存统计等全部依序自动产生,提高效率,减少误差。4、详尽的图示物料使用分析统计,可以对比单船不同时间、各船、各船各部门的物料使用情况,从而帮助管理者控制成本,减少跑冒。《船舶物料管理系统》流程图根据需要自行增加、删除、更改物料数据库物料数据库(含有IMPA全部32727种物料的编号、中英文名称、规格、图片等信息)物料编辑查询物料(模糊查找功能)①自动生成物料申请单船②自动生成询价单物料供应公司船舶管理公司③报价单各船月、季、年自我比较各船相同部门物料使用比较各物料使用自我比较各船、各部门之间的比较库存统计管理各船总体使用情况比较自动生成⑥收货确认④通过对比,自动生成订货单⑤向船上供货系统分船用版、管理公司用版、物料供应商用版,分别设置不同的功能,具有不同的侧重,并可根据企业的情况量身定做特殊的功能,灵活实用。三、系统模块与功能结构《IMPA船舶物料管理系统》分为物料信息管理、物料申购管理、供应商管理、物料使用分析统计、物料申请模板、系统设置等六大模块。模块划分:序号模块名称功能解释1物料信息管理物料信息的查找、编辑等2物料申购管理物料申请、询价、确认、收货确认、查询等3供应商管理供应商信息查询、编辑4物料使用分析统计各船、各部门的物料使用情况统计5系统管理系统参数,用户参数设置,权限分配等6物料申请模板管理物料申请模板的设置、修改等权限分配系统用户设置数据字典系统设置各种物料的自我比较各船月、季、年的自我比较各船总体使用情况比较各船相同部门比较各船、各部门之间比较物料使用分析统计物料申购物料申请、查询物料询价、查询物料订购确认、查询物料收货确认、查询获物料信息管理物料信息查询物料信息编辑查询物料申请模板物料申请模板设置物料申请模板数据导入船舶物料管理系统供应商信息供应商列表供应商查询软件功能设计图四、功能说明系统主界面图1系统主界面2、物料查找与编辑物料查找:通过物料的IMPA编号或物料的中、英文名称进行查找,找到物料后,点击‘加入定单’按钮,即可自动将物料加到订单中。图2物料查找物料编辑:根据用户的实际需要,自行增加、修改或删除物料信息,更新物料图片。图3物料编辑图4物料详细信息3、物料申请与查询物料申请单的生成有两种方式:一是在查找物料时,将找到的物料自动加到申请单中;二是通过输入IMPA号或物料名称,填写物料申请单。物料申请单分表头和明细两部分,填写物料时,在明细页的下放会自动显示该物料的历次申请数量和申请时间。图5物料申请单表头图6物料申请单明细1)每月、每季、每航次需定期补充的物料,可以制作模板,在生成申请单时,直接由模板导入,这样避免了数据的每次重复输入,使操作更加快捷、方便。图7物料申请模板导入窗口2)根据模板生成,单击打开物料申请模板窗口,选择一条模板记录后导入到当前申请单中,可以将申请单自动转成Excel文件,保存到磁盘或机器的硬盘中,作为电子邮件的附件发送回船舶物料公司。图8由物料申请单自动转成Excel文件3)可以把转成文件的申请单通过电子邮件自动发送给船舶管理公司。