公司参观接待流程和指引.doc

前言[适用范围]:公司各部门[规范目的]:为规范公司对外接待的管理程序,提高接待管理水平,做好公司对外来宾接待,展示公司礼仪好客的形象,特制定本规定。XX参观接待流程和指引(流程图参见附件一)1、、,尽快确认宾客来访时间(年/月/日/时)。。。,确认接待级别。(姓名、单位、职位、头衔等)。、。。。。、、一式三份,于客户到访前一星期呈总经理、副总经理和部门负责。(接送、住宿、餐饮、礼品等具体安排)。、总经理或副总经理,以确定参与洽谈的人员。如需要总裁参加,必须提前2天通知总经办,以便确认。、:汇报演讲PPT、汇报演讲稿件、公司品牌宣片、公司品牌传册、产品彩页等。、姓名牌、公司介绍、市场版产品目录、公司介绍投影设备等。、样品等,应事先与相关人员联系以确保无误。,必须制定详细的《接待方案》,呈总经理、副总经理及市场部经理。、成立接待小组(详情参见附件二)根据每次接待情况的不同,组建接待小组。:统一受理来访需求,并协调确定接待负责人,接待结束后负责接待信息归档、传递。:制定接待计划、进行接待准备工作,协助填写客人来访记录,可参与实施接待。:对此次接待效果负责;需积极配合文件投入处的协调安排,承担接待工作。(例如:宾客车辆接送、酒店住宿、会场布置——行政部;讲解人员——技术支持部;等等。)2、、吃、住、行安排(详情参见附件三)根据实际情况安排接送(飞机、船舶、火车)。、,制定参观路线。,制定参观路线。。。、公司整体布置(详情参见附表二):①欢迎横幅②指示水牌(大堂、电梯出口、楼梯间等)③花篮/植物绿化④KT版签名墙⑤红地毯(以上信息可以根据每次具体来访而定):①红地毯(按照参观区域布置红毯)②植物/花盆装饰③果盘/茶水/:①展厅——产品展示、调试、演示、讲解。②会议室——公司宣传册、产品彩页、投影设备、演示样品。③会客室——果盘、茶水/咖啡/饮料、香烟(烟缸)、打火机等。(以上信息可以根据每次具体情况而定)、采购接待所需物品(详情参见附表二)根据每次接待活动的实际情况而定。操作流程:①接待小组提出一定诉求;②行政部门制作预算报价呈批;③行政部获批后进行采购;④根据要求进行布置/装饰。*消耗用品(果盘、茶包、咖啡、饮料、香烟、一次性纸杯、鲜花等)*循环用品(套装茶具、咖啡机、装饰摆件等)*特殊用品(机器设备等)、员工面貌整理(详情参见附件四)统一要求全体员工职业装接待。、人员安排(详情参见附表二)(整体调控各项事物的顺利进行,例:总经理助理、接待助理、接待配合部门经理等。)、、车辆待命根据前期确认信息具体制定车辆安排计划表(具体方案由行政部主要策划)。:①一级——高级接待*高级商务车(丰田三花、奔驰商务等)。*高级轿车(奔驰、宝马等)。②二级——中级接待*中级商务车(别克商务、日产商务等)。*中级轿车(雷克萨斯、大众等)。③三级——普通接待*普通商务车(东风商务车、江淮商务车等)。*普通轿车/打车。:安排一到二辆随即车辆,应对突发状况。、设备调试产品设备调试:①第一阶段:定下来访计划后,根据计划所需展示的产品,进行调动与调配。②第二阶段:来访前一天,最终设备调试。③第三阶段:来访当天,进行最终设备确认。、工作人员到位①接待前一日开会,最终确认审核各项事物的安排情况。②接待当日,所有参与接待人员提前到岗。③最终确认每项环节的安排,防止出现纰漏。、领导会晤①陪同人员参与会晤(接待主负责人、副总、经理、总助、会议速记等)。②会晤期间,所有接待