禁忌06499.doc

你是否曾作出过足以断送你职业前程的举动?

你知道那是种什么样的感觉──你意识到刚才对客户说的话也许不够恰当,或是你的穿着也许更适合出现在海滩边而不是在董事会办公室;或者,可能你在回覆电子邮件时错按了“全部回复”键,或是在全体员工会议时迟到。

你知道自己已经犯了诸多的职场禁忌──也就是指那些职业人士不够理解、没有正确遵循的“行规”。

从某种程度上说,商业世界是一个暗礁密布、陷阱多多的地方。如何正确地着装、行事、在专业技能和个人行为之间寻求平衡,是我们要面临的一些挑战。有一些和工作相关的规则可能会改变,但还有一些原则在任何时候都应小心遵守、不可忽视。

当公司面临成本缩减的压力时,雇员如有能力以一种负责的、职业的、考虑周全的方式行事,那不仅对个人而言是一笔财富,对公司来说也是一种竞争优势。此时,若作出触犯职业禁忌的行为,那将比以前付出更为高昂的代价。办公室人际工作关系的三大主要方面包括:公共礼仪,对科技的利用,以及个人责任感。



公共礼仪不可小视


公共礼仪看来似乎很简单,但这些基本的行为准则往往被人们遗忘或忽视。

记住这些简单的事情:

要准时;别忘了说“你好”、“再见”、“请”、“谢谢”;另外,要信任对方。


对高科技的利用


你知道什么叫做“科技滥用”(power rudeness)吗?这个词语被用来形容使用高科技工具时的种种不礼貌的方式,主要指电子邮件、手机和语音信箱的使用。对网站访问者进行了一项非正式调查,询问这类无礼举动是日渐增加、减少、还是没有变化。88%的接受调查者(1,294名网站访问者)认为在增加,10%(144人)认为没有变化,而只有2%(26人)认为在减少。

这里有5条使用商务电子邮件的准则:

1. 注意你的用词。你也许认为你写得明白易懂,但有些用词是会让人误解的。应当做到用词精练并且达意。这样可以避免事后为了对邮件内容进行解释而浪费高昂的长途电话费。

记住,没有人会喜欢垃圾邮件。当未得到对方允许而发送邮件时,必须确保邮件内容对收件者是有价值的。假如你没有做到这一点,收件人很可能认为那是垃圾邮件,未加阅读即予删除。

2. 在电脑上,没有一样东西是保密的。即使邮件信息已被删除,许多软件程式仍可从电脑的硬盘上读取信息。在你按下“发送”键前,必须考虑清楚,假如该邮件被他人看到,后果会是如何──比如被老板看见。首要的一条原则是,不要在工作时发送私人或是机密邮件。

3. 尽可能缩小邮件附件。附件越大,下载所需的时间就越长,占据收件人的硬盘空间就越多。有些电子邮件的附件可能是不必要的。对于连篇累牍的文件,应考虑使用传真来代替电子邮件。

不要想当然。你也许是一个网络老手,熟悉网络行话和图释,但不要假设收件人像你一样熟悉这些玩意儿。

4. 与使用手机有关的首要问题是,你在何时、何地、以及如何使用。我的观点是:除非你是一名医务人员或信息科技从业者(他们需要整天使用电话处理紧急事宜),否则你实在没有必要在公共场所接听或拨打手机,如饭店、剧场、飞机、火车或公共汽车上。在公共场所,用手机交流公司机密或私人信息是十分危险的──甚至有可能令你失去客户。记住:隔墙有耳。