单证管理.doc

单证管理单证管理职责一、要求建立完整的单证台账即电子台账(电子台账详见附表1),详细登记领用与发出记录。二、负责对所领有价单证规范使用、妥善保管。确保空白单证不遗失,如有遗失及时上报;作废的单证确保单证联次齐全,严格按照核销制度销号,并按规定装订存放。三、负责按省公司有价单证管理制度要求向财务部门有价单证管理员及时回销已使用有价单证。四、负责定期盘点有价单证库存量,保证有价单证账实一致。五、编制单证领用计划:要求各机构单证岗根据近期本机构的单证使用率、回销率等情况,提前三到五天向省公司单证岗汇报单证领用计划。六、领取单证:省公司单证岗根据申领单证的机构的单证回销情况、业务量情况等决定本次单证下发数量。各机构必须根据业务情况申领,不得多领!各机构领取单证时仔细核对单证流水号是否与清单登记一致,核对无误后签字确认留存!(:领取单证的机构负责人或者正式入司内勤在单证领取清单上签字及领取日期,作为领取凭据。:省公司单证岗将单证及清单一同寄出,接收方收到后第一时间打开进行核对,核对无误后在清单上签字照片回传省公司单证岗。)单证的入库、保管一、各机构必须有专门的单证管理岗。二、各机构领回单证后,务必当日登记单证台帐。三、按保险公司和单证类别分类保管。不准把各种有价单证随意散放或相互混放;还应设有专用的单证保管设施,符合防火、防盗、防潮、防蛀的安全保管要求,时刻保证单证的清洁和安全。单证使用规范一、各机构使用单证时,需按照先用流水号小后用流水号大、先用旧批次再用新批次的顺序,不得跳号、空号。正常使用的交强险标志或商业保险卡的流水号要写在对应的交强险保单或商业险保单的右上角,在登记电子台账的时候一并填写上去。二、在使用中由于打印不正等造成单证作废的,须将保单、发票所有联完整核销;使用过程中要细心细致,不得出现各个保险公司的单证混用现象。单证的回销一、单证的回销即系统自动回销和手工回销。对所有重要单证要求手工与系统同步进行回销。二、系统回销是指单证在系统中的打印销号,正常情况下,在单证被打印的同时,系统自动完成。若因各种原因造成系统没有自动核销或系统状态与实物单证状态不一致时,需要查明原因,进行手工调整,使系统状态与单证实物状态保持一致。三、手工回销是指单证使用完毕后,单证领用和使用人员完整填制《单证回销明细表》,连同单证实物一起交单证管理员,由其核对实物、单证流水号的一致性及单证实物使用的规范性。《单证回销明细表》中必须真实反映每一份单证的实物状态(已用、作废、注销、遗失等)。对非已使用状态的单证进行核查,并注明原因。四、各机构已使用的有价单证,每月至少办理一次回销,最晚在保费结算期内必须全部收回(每月5号以前必须回销上月已使用单证,最迟不得超过8号)。对超期未回销单证的机构停止单证发放及保费结算,至单证回销日止。单证的核销一、每家保险公司的单证都是有核销期限的,所以要及时进行已使用单证的核销,单证的回销需按照相应保险公司的单证管理制度进行整理。二、单证回销时必须有投保单、投保提示、投保条款、浮动告知单等,这些投保资料需要客户签字或盖章,除此之外,还必须附有行驶证和身份证复印件资料。三、各家保险公司对单证的回销都要求“三回一”(即第三次领用单证时,必须将第一次领用的单证全部回销)。四、各机构单证岗对其回销的单证实物与清单进行核对,同时及时在电子台