秘书岗位职责（工作手册）.doc

(一)信息收集1、为合伙人收集所需信息,协助合伙人做好调查研究工作,做好上情下达,下情上达工作。信息收集工作是秘书协助合伙人开展工作的重要内容之一。合伙人所需信息可分为:日常需求信息和临时需求信息。秘书在做好现有信息收集工作(现在由秘书掌握的台帐)之外,还应该在平时多与合伙人沟通,了解合伙人的日常信息需要,以便为合伙人提供全面的信息。现有台帐之外的日常信息,秘书在记录时,最初可以不固定格式记录,以“备忘录”形式记录便可,当信息积累到一定程度,便能总结出一些共性与个性特点,就能形成相对固定的格式,形成新的台帐。而临时需求信息,更需要秘书与合伙人多沟通,明确合伙人需要了解到哪种程度,是泛泛了解,还是需要具体到哪些要素,根据这些情况有意识的收集。秘书收集的临时信息也应该做好记录,采用之前提到的方式形成台帐。信息又可分为内部信息和外部信息,内部信息的收集需要秘书熟谙公司各部门公布信息的范围,换言之,秘书应该熟知获取公司内各项信息的渠道,形成相对固定的台帐记录(格式参见表一),信息台帐的记录应该有原始信息来源支持,如公司发文信息,就应该在登记信息台帐的同时,保存好加盖了印章的发文文件,在备注栏内注明“文件存于某某文件中”,做到有据可查。外部信息的收集可以采用,可根据合伙人需要的要素,进行记录,也可以参考表一的格式记录。表一:序号摘要信息发布时间发布部门/人备注而协助合伙人做调研工作,就是对所收集信息进行加工了。首先应该考虑的是信息的归类和关联,可形成初步结果提交合伙人以供参考。而做好“上情下达,下情上达”工作,需要秘书按合伙人的要求和安排迅速地传递到员工,并且保证传递到位,尤其杜绝传递便不再过问,也不确认是否收到信息等。而员工的反应情况应该立即反馈到合伙人处,秘书在这个过程中必须做到不掺杂个人感情色彩。2、按要求对各种表单进行传递、收集和反馈,并及时反馈给合伙人。包括:请假单、保险单、工时统计表、时间预算表、客户深入信息表、项目意见反馈单、人事考评表、项目测评表等。秘书对自己工作板块中的各种表单,应该拟出一个明细表(台帐),明确各表单几个要素,如签署时间,如请假单——员工请假时,保险单——新员工办理转正手续时,工时统计表——每月x号~x号等等;签署内容,即签“同意”或是签“属实”,或其他内容;签署依据,即公司对相关事宜的规定等等。(格式参见表二)表二:序号表单名称签署时间(段)签署内容签署依据备注如:某员工请假三天,填写请假单后交秘书,秘书就应该根据公司请假流程,请假两天及以上者必须进行工作交接,请该员工进行工作交接,并附上工作交接表,否则秘书可建议合伙人不同意该请假申请。此工作方法应该延伸到其他工作(合伙人服务)中,如文件审核签署,即秘书明确该文件属于哪种类型的文件,签批的依据是什么,根据该依据和实际情况可进行初步判断,建议签署意见以供合伙人参考,同样必须注意,秘书不能掺杂个人感觉色彩。3、负责合伙人邮件、OA信息的收集、整理和传达工作,及时将合伙人意见反馈给相关人员。合伙人的邮件、OA信息等应该分为:项目管理信息、委员会工作信息、公司公告信息等等,秘书可以分别建立几个文件标注类型,收到邮件后,首先保存到相关文件夹,然后按与合伙人约定的重要紧急程度进行划分,并告知合伙人后分别处理,能够代合伙人处理的,尽量代合伙人处理,如书籍借阅申请、车辆使用申请等知晓性质的