内部订单预算创建标准流程doc.doc

蚁袈内部订单预算创建流程袆肁流程说明莁蚆此流程描述对专项费用、资本化支出在SAP系统中建立内部订单预算额度,以达当实际开支或将要发生费用(如采购请求)时由系统协助进行预算控制。羄具体预算控管项目及该项目对应之内部订单类型如下表:薁控管分类膂控管项目螇内部订单类型莆内部订单编号范围芄专项费用蚈广告费用——户外看板螈AD01蒅100000000-199999999蚄(在此范围内由系统自动给定内部订单编号)薆广告费用——型录薃AD02蚇广告费用——电视广播网络羆AD03蚈广告费用——报刊杂志黄页肄AD04蒆广告费用——赠品蒆AD05薇教育训练费薅ET01蕿研发费用蚃RD01袁资本化费用莆资本化费用肅CA01薁其他专项费用蒇其他专项费用膄Z999莁内部订单类型划分定义及编码规则详见附件一。蕿在系统内,对预算的控制共有三种情形实施预警:薆当开支(含将要开支)达90%时,系统自动提示警告画面,该画面提示给实际作业部门之操作人员,以引起注意;螂当开支(含将要开支)达95%时,系统除自动提示警告信息画面外,另E-Mail给财务预算计划人员,以引起重视(财务预算计划人员必须于后台设定,如未设定,则系统视同第三种方式提示不能报支画面);肂当开支(含将要开支)达100%时,系统自动提示不能报支信息,此时,作业部门及时知会相关部门,提醒其追加预算。芆相关部门如须使用专项预算或资本化支出时,须填列“内部订单维护申请表”(格式见附件一),转财务审核后方可于系统创建。实务中,家具公司使用内部订单均为统计性质。蚅注意事项:膁当预算为资本化支出时,一定要在摘要内写明数量、品名或型号,以便于相关人员于系统内检核;薈专项费用或资本化费用先行预付时,内部订单预算无法从预付定金这一源头进行控制,但若与采购请求同步于系统作业时,系统将以采购请求金额作为预算控制之源头,此时预付之定金将在该采购订单上反映。莇若无采购请求,而直接创建采购订单,则系统将以采购订单作为预算控制之源头。螃对于预算的预警控制,在SAP系统中以预算数为基准,而不是以计划数为基准,但其报表比较时,以计划与实际作比较,不是以预算与实际作比较。因此,在输入预算时须同步输入计划数,且计划数必须细化至成本要素,否则计划与实际将无法比较。薁平时,财务计划人员应多跟踪内部订单使用状况,并将未关闭之内部订单进行专案管理,一旦内部订单使用完毕,财务计划人员及时于系统内关闭。艿每年重复性内部订单(如教育训练费用),建议创建一个内部订单号即可,以方便年度比较。葿膅流程图芄聿芆系统操作芄操作范例螃蝿例1:市场处与A省长江电视台签订了一项大型电视广告,合约总金额为18万,该笔费用已纳入2001年年度计划,预算总额为20万。合约签订后,市场经办人员向财务部门申请内部订单编号,以便于提出采购申请。芈例2:因公司ERP上线之需要,华南一区A责任中心须购置电脑一台,价值为1万元。电脑采购案已纳入年度计划之中,额度为1万元。经资讯审核,电脑型号为DELLPIII900。(假设在建工程编号已创建)蚆系统菜单及交易代码膃薀会计®控制®内部定单®主数据®特殊功能®订单®创建荿交易代码:KO01螄会计®控制®内部定单®计划®成本和作业输入®更改薂交易代码:KPF6芀会计®控制®内部定单®制定预算®最初预算®更改膆交易代码:KO22肇(创建内部订单时,上述三个动作必须全部完成才能完整)羁系统屏幕及栏位解释羀膈案例1:创建大型电视广告20万内部订单芅蒁螁由于创建的是大型电视广告,故选择订单类型AD03,按<Enter>键或钮进入下一个画面。艿莃栏位名称膄栏位说明蒁资料范例肆订单蚆指内部订单编号,由系统自动给定薄系统内定节简要说明袄必输项,指该专项费用或资本化支出的主要内容薀大型电视广告蝿公司代码蒄必选项,指该笔专项费用或资本化支出在哪个公司下发生的。本例为公司总部发生袅F001羃业务范围膈必选项,指该笔专项费用或资本化支出在董事会还是家具事业部发生。就家具公司而言,只有家具事业部才会进行预算控制,本例选1002膄1002蚂对象分类肁必选项。由于该栏位对家具公司不适用,故采系统缺省值。薈系统缺省值羅输入上述相关信息后,按纽保存,进入下一画面。保存后,系统自动在左下角显示订单编号100000067信息,此时将该编号填列在“内部订单维护申请表”上,以告知相关单位。上述内部订单编号创建后,接下去开始输入内部订单计划金额。画面如下: