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城建档案管理人员对工程档案业务指导的体会
城建档案业务指导工作是城建档案管理部门的一项重要职能,是依据城建档案工作的法律、法规、国家标准和技术规范,对城市建设活动中的档案业务活动进行的示范、引导、检查、督促和监督的过程。
作为一名城建档案工作的管理人员去进行建设工程档案业务指导时,正确处理好指导的对象、指导的方法、指导的时间,是形成准确的高质量的城建档案的必备条件。
业务指导人员要适应,学用结合,并注意以下几点:——城建档案业务指导的时效性,即掌握档案形成的最佳指导时间;
——城建档案业务指导的针对性,即去指导什么,要精于什么;
——城建档案业务指导的连续性,即不人为中断对某一档案形成的系统指导;
——城建档案业务指导与法规相并使用的必要性,即指导效果是柔性的,执行法律法规是强制性的。
一、城建档案业务指导的最佳时间千里之行,始于足下,凡事从源头抓起,就能事半功倍,抓工程档案的质量也是这样,档案工作的环节,收集摆在首位,没有收集,就没有档案,收集的多少、好坏就直接影响档案的馆藏与质量,要规范、高效的展开收集工作,必须认真地对待收集的前端工作,即指导要准确、及时、到位。
建设单位与城建档案部门签订承诺书后,即指导工作就开始了,首先告之建设单位下面实施城建档案管理工作的程序及步骤,提示工程开工时及时与城建档案馆业务指导人员联系。开工时进行业务交底时应向建设单位了解,施工单位、监理单位相关管理人员的姓名、电话,然后再与他们保持联系,这样可知道工程的进度,指导抽查产生与工程同步形成准确的资料。指导人员只有精通业务,工作踏实,才能主动去做,做到指导在先、管理在先、服务在先。事实证明,把好指导关的各个环节,提交的三方资料的质量就要好得多,只参加工程竣工验收,未能及时指导的资料就易残缺不全,指导环节把关十分重要。
二、城建档案业务指导的内容
精确的指导方法,是建设工程档案正确形成的关键。建设工程档案涉及单位很多,一个工程会产生多家的建设工程档案,只有准确地指导,才会形成正确的档案。
以一个工程的全套档案为例,至少要有三个部门形成,建设单位、施工单位、监理单位。向这三个部门提供归档资料的内容与要求,指导他们正确地形成档案。
(一)工程开工时业务交底内容
1、宣传《建设工程质量条例》、《城市建设档案管理规定》等有关法律、规章,落实各单位应承担的责任和要求。要明确三方职责,提示建设、施工、监理等单位应将工程文件的形成和积累纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围。
2、建设单位应交的资料是由多个部门形成的,稍不注意,便可能无法完整移交。交给建设单位应交资料目录,讲解具体内容与要求,了解已经办了哪些手续,产生了哪些资料,告之保存方法等等。
3、告之施工单位及监理单位收集资料中应注意的事
项,首先要符合“三性”要求,其次要注意收集的连惯性。施工资料、监理资料在不断地完善与更新,新材料、新工艺的开发应用,会产生新的资料。告诉他们除完善质监要求外,城建档案部门也有特定的要求,只有把质监要求与城建档案要求融为一体,才是合格的城建档案。
(二)工程施工过程中的业务指导
由于业务指导人员人手和业务量的问题,我们一般根据工程量的大小来决定是否有必要在施工过程中进行业务指导,是否与施工单位、监理单位资料员保持联