工业企业合同管理办法 企业合同管理办法.doc

工业企业合同管理办法企业合同管理办法销售合同管理办法第一章签订合同之前的举证要求一、销售业务活动必须具有以下5种合法证据:书面正式合同、正式订单、货物签收单、发票签收(回执)单、对账单,只有具备合法的证据才能顺利地对应收账款进行非讼及诉讼追收。二、在销售业务活动中,往往因需方项目审核等原因而无法在我方发货之前签订书面正式合同,这时,应做好事前的举证工作:1、由需方提供符合要求的正式订单之后才发货,正式订单应有需方签字盖章。2、如果客户既不能签合同,又不能及时提供正式订单,但又须先供货,怎么办?必须做好下面三项工作:第一、我方先发传真让客户负责人签名或盖章确认,传真内容注明:***公司(客户名称)确实因某项目需要先发货,但因***原因暂未提供正式订单,并承诺在日内补充提供盖章的正式订单→举证之一。其次,做好货物到货签收工作,对暂无订单的货物,签收单必须详细注明工程项目名称、产品明细和单价以及总货款,客户签收必须符合规范要求→举证之二。第三、完善管理制度,责任清晰,跟踪到位,确保补签的合同或订单限时追回,实行闭环管理。对一个月之内仍不能提供盖章的正式订单的,暂停发放主办业务人员及主管领导的提成工资(基本工资先发放)及暂停他们的一切费用报销,直至提供正式订单为止。三、对电子版订单的处理程序有些订单是通过电子版方式下达的,如***通过电子商务平台发布订单信息,这属于电子版订单,其电子截屏文档是有法律效力的,但必须注意的是,客户方的服务器保存这些数据的时效是有限的,也就是说,若干年后,这些数据在客户处可能查不到,其法律效力的现实意义将大大降低,诉诸法律时的采信度也将大大减弱,为此,我们应做好以下工作:1、在保留电子截屏文档的同时,确认客户相关数据的存储时间,并在该时限内取得书面的正式合同;2、做好货物到货签收工作,签收单必须详细注明工程项目名称、产品明细和单价以及总货款,客户签收必须符合规范要求,必须有盖章确认。第二章合同的会签审核与签订一、公司合同的会签审核由承办部门和法务部等相关部门负责,原则上,一般性合同直接由承办部门负责,集采或标的超过100万元以上的重要合同先由承办部门审核,之后再由法务部会签审核。二、在履行合同之前(即生产、供货之前),承办部门应对合同另一方当事人的主体资格和资信进行了解和审查,具体内容有:1、主体资格合格:具有经年检的营业执照,其核载的内容与实际相符;2、合同标的符合当事人经营范围,涉及专营许可证或资质的,应具备相应的许可、等级、资质证书;3、代签合同的,应出具真实、有效的法定代表人(负责人)身份证明书、授权委托书、代理人身份证明(仅限首次签合同或代理人变更时适用),授权委托书必须明确委托权限和期限,禁止使用“全权代理”一类的文字;4、具有相应的履约能力:具有支付能力或生产能力或运输能力等。必要时应要求其出具资产负债表、由开户银行或会计(审计)事务所出具的资信证明、验资报告等相关文件;5、有担保的合同,要审查担保人的担保能力和担保资格;6、对于重大合同,还须了解和审查合同另一方当事人的履约信用:无违约事实,现时未涉及重大经济纠纷或重大经济犯罪案件。承办部门或承办人应将审查结果在会签表中加以陈述。上述所列各种文件为合同不可或缺的组成部分,其文本为复印件时,提交方须加盖公章,并须加注“与原件核对无误”的字样,同时由承办人签字确认。承办部门在合同签订过程中须将与本合同有关的资料作为附件供会签审核部门参考。三、法务部负责对合同中下列内容的会签审核:1、合同缔约方主体、企业资质的时效与合法性;2、合同标的合法性;3、合同条款的合法性、完整性及存在的法律漏洞;4、可能存在或容易发生法律风险的条款;5、与合同业务有关的其他法律问题;6、需审核的其他内容。四、承办部门和承办人在签订书面合同时,除审查主体资格和资信外,还应对以下内容进行审核和拟定:1、合同各方的法定名称、地址、邮政编码、电话、法定代表人(负责人)或代理人姓名、职务、联系方式;2、签约的目的和依据;3、标的,动产应标明名称、型号、规格、品种、等级、花色等;不易确定的无形财产、劳务、工作成果等描述要准确、明白;不动产应注明名称和座落地点;货币应注明币种;4、数量和质量,包括检测标准和方式,数量要准确,计量单位、计量方法和计量工具符合国家规定,国家有强制性标准的,应写明该标准的代号全称。如有多种标准的,应约定与合同标的相适用的标准,并写明质量检验的方法、责任期限和条件、质量异议期限和条件等;5、价款和酬金,包括支付方式,合同中应明确规定价款或报酬数额、计算标准、结算方式和程序;6、履约期限、地点或方式,履约期限、地点和方式要具体明确,地点应冠以省、市、县名称,交付标的物方式、劳务提供方式和结算方式应具体;7、争议解决方式,约定通过诉讼解决的,应写明约定的有管辖权